{"id":138491,"date":"2024-07-29T11:26:57","date_gmt":"2024-07-29T09:26:57","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=138491"},"modified":"2024-07-29T11:39:31","modified_gmt":"2024-07-29T09:39:31","slug":"message-absence-conges","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/message-absence-conges\/","title":{"rendered":"Message d\u2019absence pour cong\u00e9s : bonnes pratiques et exemples"},"content":{"rendered":"<p>Pour partir en <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/conges-payes\/\">cong\u00e9s<\/a> l&rsquo;esprit tranquille, il y a quelques formalit\u00e9s \u00e0 ne pas manquer.<\/p>\n<p>D\u00e9part en vacances, arr\u00eat maladie, cong\u00e9 maternit\u00e9\u2026 Lorsqu\u2019un(e) salari\u00e9(e) n\u2019est pas joignable, il ou elle doit mettre en place un <strong>message d\u2019absence pour cong\u00e9s<\/strong>. Cette r\u00e9ponse automatique est une pratique incontournable en cas d\u2019absence de courte ou longue dur\u00e9e.<\/p>\n<p>Les employ\u00e9(e)s doivent cependant r\u00e9diger un <strong>message ou un email d\u2019absence du bureau<\/strong> clair, pr\u00e9cis et surtout, avec les bonnes informations.<\/p>\n<p>Dans cet article, nous vous expliquons comment r\u00e9diger un message d\u2019absence en bonne et due forme et les outils pour le configurer.<\/p>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\"><strong>SOMMAIRE<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#message absence d\u00e9finition\">Le message d\u2019absence pour cong\u00e9s, c\u2019est quoi ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence pourquoi\">Le message d\u2019absence, pourquoi ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence comment\">Comment faire un message d\u2019absence pour cong\u00e9s ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence test\">Test du message<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence exemples\">Exemples de messages d\u2019absence<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence outil\">Quel outil pour mettre en place un message d\u2019absence pour cong\u00e9s ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#message absence outlook et gmail\">Comment mettre un message d&rsquo;absence sur outlook et sur gmail ?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-conges-absences\">T\u00e9l\u00e9chargez gratuitement le mod\u00e8le de planning de cong\u00e9s<\/a> \ud83d\ude80<\/li>\n<\/ul>\n<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><a name=\"message absence d\u00e9finition\"><\/a>Le message d\u2019absence pour cong\u00e9s, c\u2019est quoi ?<\/h2>\n<p>Un <strong>message d\u2019absence pour cong\u00e9s<\/strong> est une r\u00e9ponse automatique envoy\u00e9e par e-mail afin d\u2019informer d\u2019une indisponibilit\u00e9 temporaire. La raison de cette absence peut \u00eatre vari\u00e9e comme pour des vacances, un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/conges-maladie\/\">cong\u00e9 maladie<\/a>, un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/conge-maternite-paternite\/\">cong\u00e9 maternit\u00e9 ou paternit\u00e9<\/a>, une formation ou tout autre \u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n<p>Dans la grande majorit\u00e9 des entreprises, les salari\u00e9(e)s ont pour injonction de mettre en place une r\u00e9ponse automatique pour \u00e9viter tout dysfonctionnement. Des informations utiles doivent figurer dans ce <strong>message d\u2019absence<\/strong> comme la nature et le temps d&rsquo;indisponibilit\u00e9 mais \u00e9galement le ou les personne(s) \u00e0 contacter au sein de la soci\u00e9t\u00e9 en cas d\u2019urgence.<\/p>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\"><strong>BON \u00c0 SAVOIR<\/strong> : Avec Factorial, vous pouvez int\u00e9grer vos messageries Gmail et Outlook pour que vos cong\u00e9s apparaissent dans le calendrier des absences visibles par tous vos collaborateurs. Il est plus simple de savoir qui est absent et de s&rsquo;organiser en cons\u00e9quences.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-131667 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/18102707\/banner-timeoff.png\" alt=\"banner pour demander une d\u00e9mo gratuite du logiciel RH pour la gestion des cong\u00e9s\" width=\"832\" height=\"437\" srcset=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/18102707\/banner-timeoff.png 832w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/18102707\/banner-timeoff-300x158.png 300w, https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/12\/18102707\/banner-timeoff-768x403.png 768w\" sizes=\"(max-width: 832px) 100vw, 832px\" \/><\/a><\/h2>\n<h2><a name=\"message absence pourquoi\"><\/a>Le message d\u2019absence, pourquoi ?<\/h2>\n<p>La r\u00e9daction soign\u00e9e d\u2019un <strong>message d\u2019absence pour cong\u00e9s<\/strong> rev\u00eat une importance capitale, tant pour l\u2019entreprise que pour l\u2019employ\u00e9(e). Cet email est tout d\u2019abord la preuve d\u2019un professionnalisme assum\u00e9, mettant en exergue le souci de maintenir une communication ouverte avec les contacts. En indiquant des infos pr\u00e9cises sur l\u2019absence, la communication n\u2019est jamais rompue et cela \u00e9vite frustration et malentendus.<\/p>\n<p>Aussi, il est un gage de cr\u00e9dibilit\u00e9 pour les diff\u00e9rents acteurs d\u2019une soci\u00e9t\u00e9. La transparence est de mise et cela met en avant le s\u00e9rieux de la structure et de ses collaborateurs et collaboratrices.<\/p>\n<p>Surtout, c&rsquo;est le meilleur moyen de permettre \u00e0 l\u2019entreprise de continuer de fonctionner, m\u00eame si un(e) employ\u00e9(e) n\u2019est pas disponible. L\u2019organisation n\u2019est pas mise \u00e0 mal et les services peuvent continuer de tourner, sans accroc.<\/p>\n<h2><a name=\"message absence comment\"><\/a>Comment faire un message d\u2019absence pour cong\u00e9s ?<\/h2>\n<p>Certaines structures imposent un <strong>message type d\u2019absence<\/strong> afin de conserver une uniformit\u00e9. L\u2019employ\u00e9(e) a juste \u00e0 remplir le mod\u00e8le fourni en indiquant les informations n\u00e9cessaires.<\/p>\n<p>Mais quand ce n\u2019est pas le cas, l\u2019exercice peut s&rsquo;av\u00e9rer p\u00e9rilleux. Voici comment <strong>r\u00e9diger un message d\u2019absence<\/strong> pour cong\u00e9s de qualit\u00e9.<\/p>\n<h3>Intitul\u00e9 explicite<\/h3>\n<p>Lorsqu\u2019un exp\u00e9diteur vous contacte, il est primordial que l\u2019objet de votre email automatique soit le plus explicite possible. <a href=\"https:\/\/www.mailjet.com\/fr\/blog\/bonnes-pratiques-emailing\/bonnes-pratiques-objet-email\/\">Le simple intitul\u00e9 de votre message<\/a> d\u2019absence pour cong\u00e9s doit indiquer \u00e0 votre interlocuteur votre indisponibilit\u00e9.<\/p>\n<p>Il est courant d\u2019utiliser comme titre \u00ab absent du bureau \u00bb ou \u00ab absent pour cong\u00e9s \u00bb ce qui permet, d\u00e8s r\u00e9ception du message, de savoir que vous \u00eates indisponible.<\/p>\n<h3>Motif et la dur\u00e9e de l\u2019absence<\/h3>\n<p>Si cela n\u2019est pas une obligation, il est souvent recommand\u00e9 d\u2019indiquer la raison de votre absence. Bien \u00e9videmment, si cela est trop personnel, pas besoin d\u2019entrer dans les d\u00e9tails. Mais si votre indisponibilit\u00e9 concerne des vacances ou une formation, faire preuve de transparence en ajoutant le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/motifs-absence-travail-justificatif\/\">motif d\u2019absence<\/a> est souvent appr\u00e9ciable.<\/p>\n<p>En revanche, il est essentiel d\u2019indiquer la dur\u00e9e de votre absence et de mentionner une date de retour. L\u2019exp\u00e9diteur peut ainsi savoir quand il pourra vous contacter de nouveau et quand vous lui r\u00e9pondrez.<\/p>\n<h3>Contact(s) alternatif(s)<\/h3>\n<p>Autre \u00e9l\u00e9ment indispensable \u00e0 inclure dans votre message d\u2019absence pour cong\u00e9s est le nom d\u2019un(e) autre collaborateur(trice) \u00e0 contacter en cas de n\u00e9cessit\u00e9. Nom du ou des contacts, adresse email ou encore num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone, indiquer les coordonn\u00e9es d\u2019un ou plusieurs membres de votre \u00e9quipe est crucial.<\/p>\n<p>En effet, cela permet de ne pas rompre la communication et en cas d\u2019urgence, l\u2019exp\u00e9diteur sait qu\u2019il dispose d\u2019une alternative. D\u2019ailleurs dans certaines entreprises, des bin\u00f4mes sont form\u00e9s lorsque l\u2019absence de l\u2019un(e) ou l\u2019autre employ\u00e9(e) surgit.<\/p>\n<h3>Style et orthographe<\/h3>\n<p>Si l&rsquo;originalit\u00e9 est possible lors de la r\u00e9daction d\u2019un message d\u2019absence pour cong\u00e9s, il est cependant recommand\u00e9 d\u2019opter pour un style direct, professionnel et concis. L\u2019email devra \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9 dans un fran\u00e7ais parfait et respectueux de l&rsquo;orthographe.<\/p>\n<p>Un message mal r\u00e9dig\u00e9, avec une mauvaise syntaxe et des fautes d&rsquo;orthographe peut ab\u00eemer votre r\u00e9putation et dans son sillage, celle de la soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n<h3>Formule(s) de politesse<\/h3>\n<p>Cela peut para\u00eetre une \u00e9vidence mais les formules de politesse et la cordialit\u00e9 font partie int\u00e9grante d\u2019un message d\u2019absence pour cong\u00e9s.<\/p>\n<p>Commencez l\u2019email d\u2019absence par une salutation et pourquoi pas les remercier de vous avoir contact\u00e9. Terminez-le en ajoutant les formules de politesse d\u2019usage et en indiquant que vous contacterez l\u2019interlocuteur au plus vite, d\u00e8s votre retour.<\/p>\n<h2><a name=\"message absence test\"><\/a>Test du message<\/h2>\n<p>Votre bureau est rang\u00e9, votre message d\u2019absence est configur\u00e9 et vous vous appr\u00eatez \u00e0 prendre cong\u00e9. Mais \u00eates-vous certain que votre email d&rsquo;indisponibilit\u00e9 fonctionne ?<\/p>\n<p>Il est important de le tester avant de vous en aller. Envoyez-vous un message depuis une autre boite mail ou demandez \u00e0 un coll\u00e8gue de vous \u00e9crire afin de v\u00e9rifier que tout fonctionne. Cela vous \u00e9vitera des d\u00e9sagr\u00e9ments \u00e0 votre retour !<\/p>\n<h2><a name=\"message absence exemples\"><\/a>Exemples de messages d\u2019absence<\/h2>\n<p>Quel que soit le motif de votre absence, voici quelques exemples de message d\u2019absence types.<\/p>\n<h3>Exemple de messages d\u2019absence pour cong\u00e9s<\/h3>\n<h4>Exemple 1 : sobre et efficace<\/h4>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<br \/>\nMerci pour votre message.<br \/>\nJe suis indisponible jusqu&rsquo;au <i>[date]<\/i> inclus. N\u2019ayant pas acc\u00e8s \u00e0 ma messagerie pendant mon absence, je prendrai connaissance de votreemail \u00e0 mon retour.En cas d&rsquo;urgence, merci de contacter <i>[nom contact et coordonn\u00e9es]<\/i>Merci.Cordialement.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h4>Exemple 2 : Plus d\u00e9taill\u00e9<\/h4>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Merci pour votre email.<\/p>\n<p>Etant actuellement en cong\u00e9 pour <i>[motif de l\u2019absence]<\/i> jusqu\u2019au <i>[date] <\/i>inclus, je ne pourrai pas prendre connaissance de votre message durant cette p\u00e9riode.<\/p>\n<p>En attendant, vous pouvez contacter <i>[nom contact et coordonn\u00e9es]<\/i><\/p>\n<p>Merci pour votre compr\u00e9hension et \u00e0 bient\u00f4t.<\/p>\n<p>Bien \u00e0 vous.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h4>Exemple 3 : avec une touche d\u2019originalit\u00e9<\/h4>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Merci pour votre message mais je suis actuellement en cong\u00e9s jusqu\u2019au <i>[date]<\/i> inclus. \u00c9tant actuellement sur une plage paradisiaque aux Maldives (ou au Touquet), je suis dans l\u2019impossibilit\u00e9 (volontaire) de consulter ma boite mail.<\/p>\n<p>Pas de panique ! <i>[nom contact et coordonn\u00e9es]<\/i>se fera un plaisir de vous r\u00e9pondre en cas d\u2019urgence ou pour toute autre consid\u00e9ration.<\/p>\n<p>Je retourne \u00e0 mon transat !<\/p>\n<p>\u00c0 tr\u00e8s vite.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h3>Exemple de message d\u2019absence pour jour f\u00e9ri\u00e9<\/h3>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Je vous remercie pour votre e-mail.<\/p>\n<p>Nos bureaux sont actuellement ferm\u00e9s en raison de <i>[jour(s) f\u00e9ri\u00e9(s)]<\/i>. Nous serons de retour le <i>[date].<\/i><\/p>\n<p>Je vous r\u00e9pondrai \u00e0 mon retour.<\/p>\n<p>Cordialement,<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h3>Exemple de message d\u2019absence pour arr\u00eat maladie<\/h3>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Je vous remercie de votre message.<br \/>\nje ne suis pas en mesure de vous r\u00e9pondre. Pendant cette p\u00e9riode et en cas de n\u00e9cessit\u00e9, merci de contacter <i>[nom contact et coordonn\u00e9es].<\/i><\/p>\n<p>Je reviendrai vers vous \u00e0 mon retour.<\/p>\n<p>Cordialement.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h3>Exemple de message d\u2019absence pour cong\u00e9 maternit\u00e9 \/ paternit\u00e9<\/h3>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Merci pour votre message.<\/p>\n<p>Je suis actuellement en cong\u00e9 de maternit\u00e9\/paternit\u00e9 et je serai absent(e) du bureau jusqu\u2019au <i>[date]. <\/i>Durant cette p\u00e9riode, je ne serai pas joignable et n\u2019aurais pas acc\u00e8s \u00e0 ma boite mail.<\/p>\n<p>Pour toute question urgente, merci de contacter <i>[nom contact et coordonn\u00e9es] <\/i>qui se fera un plaisir de vous assister.<\/p>\n<p>\u00c0 bient\u00f4t.<\/p>\n<p>Cordialement.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h3>Exemple de message d\u2019absence pour formation<\/h3>\n<table style=\"width: 100%; border-collapse: collapse; border-style: solid; border-color: #000000;\">\n<tbody>\n<tr>\n<td style=\"width: 100%;\">Bonjour,<\/p>\n<p>Je vous informe que je serai en formation du <i>[date de d\u00e9but<\/i>] au <i>[date de fin]<\/i>. Durant cette p\u00e9riode, je ne serai pas en mesure de vous r\u00e9pondre.<\/p>\n<p>En cas d\u2019urgence, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 contacter <i>[nom contact et coordonn\u00e9es]<\/i>.<\/p>\n<p>Je vous \u00e9cris \u00e0 mon retour.<\/p>\n<p>Cordialement.<\/p>\n<p><i>[Signature]<\/i><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<h2><a name=\"message absence outil\"><\/a>Quel outil pour mettre en place un message d\u2019absence pour cong\u00e9s ?<\/h2>\n<p>La configuration d\u2019un message d\u2019absence pour cong\u00e9s n\u2019est pas si compliqu\u00e9 que cela. La grande majorit\u00e9 des outils de messagerie vous permet de le mettre en place assez facilement. Que ce soit sur Outlook, Gmail ou tout autre logiciel de messagerie, il suffit de fouiller dans les param\u00e8tres de \u201c r\u00e9ponse automatique \u201c et le tour est jou\u00e9.<\/p>\n<p>Il suffira alors d\u2019ajouter le contenu du message d\u2019absence et de configurer la p\u00e9riode durant laquelle l\u2019email sera envoy\u00e9. Une fois valid\u00e9, il s\u2019enverra automatiquement d\u00e8s qu\u2019une personne vous \u00e9crira.<\/p>\n<p>Le ton, la longueur et le niveau de d\u00e9tail de votre r\u00e9ponse automatique d\u00e9pendra de votre relation avec interlocuteurs. Certaines messageries vous proposent m\u00eame de r\u00e9diger 2 types de contenu, en fonction de votre proximit\u00e9 avec les interlocuteurs (internes et externes \u00e0 l\u2019entreprise).<\/p>\n<h2><a name=\"message absence outlook et gmail\"><\/a>Comment mettre un message d&rsquo;absence sur outlook et sur gmail ?<\/h2>\n<p>Configurer un message d\u2019absence sur les outils de Microsoft et de Google n\u2019a rien de bien compliqu\u00e9.<\/p>\n<h3>Mettre une message d\u2019absence sur Outlook<\/h3>\n<p>Une fois connect\u00e9 \u00e0 votre compte, suivez ces \u00e9tapes :<\/p>\n<ol>\n<li>Cliquez sur Param\u00e8tres puis Courrier -&gt; R\u00e9ponses automatiques<\/li>\n<li>Activez les r\u00e9ponses automatiques<\/li>\n<li>D\u00e9finissez les dates et heures de d\u00e9but et fin d\u2019envoi de votre message automatique<\/li>\n<li>R\u00e9digez votre message (vous pouvez en configurer un pour les personnes internes \u00e0 l\u2019entreprise et un autre pour celles externes)<\/li>\n<li>Enregistrez votre message d\u2019absence.<\/li>\n<\/ol>\n<h3>Mettre une message d\u2019absence sur Gmail<\/h3>\n<p>Une fois connect\u00e9 \u00e0 votre compte, faites comme suit :<\/p>\n<ol>\n<li>Cliquez sur Param\u00e8tres puis sur \u00ab\u00a0voir tous les param\u00e8tres\u00a0\u00bb<\/li>\n<li>Faites d\u00e9filer la page jusqu&rsquo;\u00e0 atteindre la section \u00ab\u00a0R\u00e9ponse automatique\u00a0\u00bb.<\/li>\n<li>Cliquez sur \u00ab\u00a0R\u00e9ponse automatique activ\u00e9e\u00a0\u00bb<\/li>\n<li>Choisissez les dates et heures de d\u00e9but et fin d\u2019envoi de votre message automatique<\/li>\n<li>R\u00e9digez votre message<\/li>\n<li>En bas de la page, cliquez sur \u00ab\u00a0Enregistrer les modifications\u00a0\u00bb.<\/li>\n<\/ol>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>\ud83d\ude80 <strong>Avant de partir en vacances, pensez \u00e0 bien planifier vos cong\u00e9s avec le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/conge-absence-logiciel\">logiciel de gestion des cong\u00e9s<\/a> de Factorial !<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour partir en cong\u00e9s l&rsquo;esprit tranquille, il y a quelques formalit\u00e9s \u00e0 ne pas manquer. D\u00e9part en vacances, arr\u00eat maladie, cong\u00e9 maternit\u00e9\u2026 Lorsqu\u2019un(e) salari\u00e9(e) n\u2019est pas joignable, il ou elle doit mettre en place un message d\u2019absence pour cong\u00e9s. Cette r\u00e9ponse automatique est une pratique incontournable en cas d\u2019absence de courte ou longue dur\u00e9e. 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