{"id":123672,"date":"2023-12-19T08:10:47","date_gmt":"2023-12-19T06:10:47","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=123672"},"modified":"2024-05-02T12:19:59","modified_gmt":"2024-05-02T10:19:59","slug":"gestion-voyages-affaire","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/","title":{"rendered":"Guide de la gestion des voyages d\u2019affaires pour les petites entreprises"},"content":{"rendered":"<p>Quelle que soit la taille d\u2019une entreprise, <strong>les d\u00e9placements professionnels ont souvent une importance capitale<\/strong>. Les voyages d\u2019affaires pour les petites entreprises s\u2019accompagnent g\u00e9n\u00e9ralement de probl\u00e9matiques pour ces structures.<\/p>\n<p>Organisation, co\u00fbts, gestion des notes de frais\u2026 Il est facile de s\u2019y perdre et de ne pas savoir comment g\u00e9rer les voyages d\u2019affaires lorsque l\u2019on est une petite organisation.<\/p>\n<p>D\u00e9couvrez notre guide et quelques conseils pour y voir plus clair.<\/p>\n<h2>\u2705 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-note-de-frais\">T\u00e9l\u00e9chargez gratuitement votre mod\u00e8le de notes de frais<\/a><\/h2>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/#\u2705-telechargez-gratuitement-votre-modele-de-notes-de-frais\" title=\"\u2705 T\u00e9l\u00e9chargez gratuitement votre mod\u00e8le de notes de frais\" data-target-id=\"\u2705-telechargez-gratuitement-votre-modele-de-notes-de-frais\">\u2705 T\u00e9l\u00e9chargez gratuitement votre mod\u00e8le de notes de frais<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/#un-voyage-d&#039;affaires-c\u2019est-quoi\" title=\"Un voyage d&#039;affaires c\u2019est quoi ?\" data-target-id=\"un-voyage-d&#039;affaires-c\u2019est-quoi\">Un voyage d'affaires c\u2019est quoi ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/#comment-gerer-les-voyages-d&#039;affaires-dans-une-petite-entreprise\" title=\"Comment g\u00e9rer les voyages d&#039;affaires dans une petite entreprise ?\" data-target-id=\"comment-gerer-les-voyages-d&#039;affaires-dans-une-petite-entreprise\">Comment g\u00e9rer les voyages d'affaires dans une petite entreprise ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/#petites-entreprises-comment-reduire-les-couts\" title=\"Petites entreprises : comment r\u00e9duire les co\u00fbts ?\" data-target-id=\"petites-entreprises-comment-reduire-les-couts\">Petites entreprises : comment r\u00e9duire les co\u00fbts ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-voyages-affaire\/#\ud83d\ude80-continuez-a-optimiser-vos-process-rh-en-demandant-votre-demo-gratuite-de-factorial-!\" title=\"\ud83d\ude80 Continuez \u00e0 optimiser vos process RH en demandant votre d\u00e9mo gratuite de Factorial !\" data-target-id=\"\ud83d\ude80-continuez-a-optimiser-vos-process-rh-en-demandant-votre-demo-gratuite-de-factorial-!\">\ud83d\ude80 Continuez \u00e0 optimiser vos process RH en demandant votre d\u00e9mo gratuite de Factorial !<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Un voyage d&rsquo;affaires c\u2019est quoi ?<\/h2>\n<p>Le voyage d\u2019affaires d\u00e9signe un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/deplacement-professionnel\/\">d\u00e9placement professionnel<\/a> r\u00e9alis\u00e9 par un(e) salari\u00e9(e) dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle <strong>en dehors de son domicile et de son lieu de travail habituel.<\/strong><\/p>\n<p>Souvent pratiqu\u00e9s par les \u00e9quipes commerciales, les voyages d\u2019affaires englobent par exemple les visites chez les clients ou les fournisseurs, la participation \u00e0 des r\u00e9unions et des s\u00e9minaires ou encore la pr\u00e9sence sur salons professionnelles.<\/p>\n<p><strong>La dur\u00e9e d\u2019un voyage d\u2019affaires doit \u00eatre inf\u00e9rieure \u00e0 90 jours cons\u00e9cutifs<\/strong> et \u00e0 moins de 180 jours sur un an. L\u2019employeur n\u2019a pas pour obligation d&rsquo;indiquer les d\u00e9placements professionnels dans le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/contrat-travail\/\">contrat de travail<\/a>.<\/p>\n<p>Lors de son s\u00e9jour, les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/\">frais professionnels<\/a> de l\u2019employ\u00e9(e) doivent \u00eatre en partie couverts par l\u2019entreprise \u00e0 plus forte raison puisque la mission est reconnue comme \u00e9tant du temps de travail effectif.<\/p>\n<p>Une indemnit\u00e9 de grand d\u00e9placement peut \u00e9galement \u00eatre vers\u00e9e si les conditions sont remplies.<\/p>\n<h2>Comment g\u00e9rer les voyages d&rsquo;affaires dans une petite entreprise ?<\/h2>\n<p>Pour une petite structure, <strong>les voyages d\u2019affaires peuvent \u00eatre un calvaire \u00e0 g\u00e9rer<\/strong> et dans certains cas, \u00eatre un gouffre financier. La gestion des d\u00e9penses et du budget est principalement la plus grande pr\u00e9occupation de ces entreprises qui n\u2019ont pas forc\u00e9ment les liquidit\u00e9s pour assumer ces frais.<\/p>\n<p>Il est alors important de suivre quelques recommandations.<\/p>\n<h3>Mettre en place une politique de voyage<\/h3>\n<p>C\u2019est probablement l\u2019\u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 pour la gestion de voyages d\u2019affaires quand on est une TPE ou PME. Poss\u00e9der une v\u00e9ritable politique de voyage vous permettra de <strong>ma\u00eetriser les co\u00fbts et de maintenir la capacit\u00e9 de votre structure \u00e0 effectuer des voyages d&rsquo;affaires.<\/strong><\/p>\n<p>Pour \u00eatre efficace, votre politique de voyage doit \u00eatre claire et facile \u00e0 comprendre. Elle doit suivre des lignes directrices et \u00eatre connue de tous vos collaborateurs et collaboratrices susceptibles de voyager professionnellement.<\/p>\n<p>L\u2019objectif est d\u2019imposer des limites pour ainsi <strong>mieux contr\u00f4ler les tenants et aboutissants<\/strong> des diff\u00e9rents voyages d\u2019affaires organis\u00e9s.<\/p>\n<h3>Avoir un service d\u00e9di\u00e9<\/h3>\n<p>Si certaines entreprises laissent les salari\u00e9(e)s organiser eux-m\u00eames leur voyage d\u2019affaires, <strong>il est pourtant recommand\u00e9 d\u2019avoir une personne voire un service en charge de ce type de process.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>G\u00e9rer des d\u00e9placements professionnels peut tr\u00e8s vite devenir chronophage et il est ais\u00e9 de se noyer sous la paperasse et les diff\u00e9rentes \u00e9tapes d\u2019organisation. Confier ses t\u00e2ches \u00e0 une \u00e9quipe RH ou simplement \u00e0 un(e) employ\u00e9(e) permettra de gagner du temps, de simplifier les process et surtout, d\u2019\u00e9viter les impr\u00e9vus.<\/p>\n<p>Vol et h\u00f4tel \u00e0 r\u00e9server, documents \u00e0 fournir, transports divers, notes de frais\u2026 <strong>La gestion des voyages d\u2019affaires requiert de la rigueur et beaucoup d\u2019organisation.<\/strong><\/p>\n<h3>D\u00e9finir un budget<\/h3>\n<p>La particularit\u00e9 d\u2019un d\u00e9placement professionnel est qu\u2019il g\u00e9n\u00e8re des co\u00fbts qui peuvent \u00eatre \u00e9lev\u00e9s. C\u2019est d\u2019autant plus crucial pour les petites entreprises qui ne poss\u00e8dent pas toujours les moyens ad\u00e9quats.<\/p>\n<p><strong>Il est alors essentiel de d\u00e9finir un budget<\/strong> en d\u00e9but de chaque ann\u00e9e et de s\u2019y tenir. Les frais allou\u00e9s aux voyages d\u2019affaires doivent donc suivre un budget et surtout \u00eatre respect\u00e9s par les collaborateurs et collaboratrices en d\u00e9placement.<\/p>\n<p>Et si vos finances sont fragiles, il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 r\u00e9duire ses voyages et les d\u00e9penses qui vont avec. Il existe plusieurs solutions pour \u00e9viter qu\u2019un d\u00e9placement professionnel soit trop on\u00e9reux.<\/p>\n<h3>G\u00e9rer correctement les notes de frais et les factures<\/h3>\n<p>Il est essentiel de maintenir les frais de d\u00e9placement dans le budget pr\u00e9\u00e9tabli, \u00e0 plus forte raison quand on est une TPE ou PME. La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/\">gestion des notes de frais<\/a> est ainsi vitale pour \u00e9viter d\u2019exploser le budget et ainsi rendre compte des d\u00e9penses engag\u00e9es par les salari\u00e9(e)s lors de leurs voyages d&rsquo;affaires.<\/p>\n<p>Limites de d\u00e9penses, mode de paiement \u00e0 privil\u00e9gier, processus de facturation, r\u00e8gles de frais sp\u00e9cifiques\u2026 <strong>Ces aspects devront \u00eatre d\u00e9finis par la politique de voyage.<\/strong><\/p>\n<p>Le traitement des justificatifs aura d\u2019ailleurs toute son importance ! Chaque frais devra motiver la production d\u2019un justificatif qu\u2019il faudra ajouter \u00e0 la comptabilit\u00e9. L\u2019utilisation d\u2019un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-notes-frais\">logiciel de gestion de notes de frais<\/a> comme celui de Factorial est id\u00e9al.<\/p>\n<h3>Garantir la conformit\u00e9 de la politique de voyage d\u2019entreprise<\/h3>\n<p>Si votre politique de voyage d\u2019entreprise (PVE) est correctement cisel\u00e9e, il est alors\u00a0 primordial d\u2019en garantir sa conformit\u00e9.<\/p>\n<p>C\u2019est un enjeu essentiel qui vous permet de r\u00e9duire les co\u00fbts de mobilit\u00e9, d\u2019\u00e9viter les litiges \u00e0 propos des remboursements des notes de frais, d&rsquo;enrayer les transactions abusives ou frauduleuses ou encore de faire respecter la fiscalit\u00e9.<\/p>\n<p>Qui plus est, une PVE en bonne et due forme permet l\u2019adh\u00e9sion de tous et facilite grandement tous les process en mati\u00e8re de voyage d\u2019affaires. <strong>Communiquer le plus possible sur votre politique de voyage et faites preuve de flexibilit\u00e9.<\/strong> S\u2019il est important de ma\u00eetriser vos co\u00fbts, vos salari\u00e9(e)s doivent tout de m\u00eame voyager dans de bonnes conditions et sans restrictions abusives.<\/p>\n<h3>Tracer la comptabilit\u00e9<\/h3>\n<p>Nous y revenons inlassablement mais le contr\u00f4le du budget est un enjeu de premier plan pour les petites entreprises lorsqu\u2019il s\u2019agit de voyages d\u2019affaires. En cela, <strong>tenir une comptabilit\u00e9 irr\u00e9prochable est une obligation pour mieux suivre les d\u00e9penses<\/strong> et mesurer l\u2019impact de ces d\u00e9placements sur votre tr\u00e9sorerie.<\/p>\n<p>Les voyages d\u2019affaires doivent \u00eatre strictement int\u00e9gr\u00e9s \u00e0 vos pr\u00e9visions budg\u00e9taires et il sera important d\u2019analyser tous les d\u00e9placements effectu\u00e9s pour en optimiser les prochains, tant sur le plan financier qu\u2019organisationnel.<\/p>\n<p>Toutes les donn\u00e9es issues des voyages d\u2019affaires vous permettent de mesurer leur retour sur investissement et de d\u00e9terminer si cela vaut la peine de les r\u00e9duire ou les augmenter.<\/p>\n<h2>Petites entreprises : comment r\u00e9duire les co\u00fbts ?<\/h2>\n<p>Pour les entreprises, l\u2019argent est le nerf de la guerre. C\u2019est encore plus vrai pour les TPE et PME qui doivent souvent jongler avec un budget moindre et faire attention \u00e0 leurs d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Si les voyages d\u2019affaires peuvent co\u00fbter chers, il existe quelques astuce pour r\u00e9duire les frais :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Ajuster la politique de voyage d\u2019entreprise<\/strong> : Si votre politique de voyage est trop laxiste ou trop permissive, pensez \u00e0 l\u2019ajuster afin qu\u2019elle colle mieux \u00e0 vos pr\u00e9visions budg\u00e9taires. Vous pouvez par exemple r\u00e9duire le nombre de voyages dans l\u2019ann\u00e9e, changer les modalit\u00e9s de r\u00e9servation ou encore envoyer moins de monde en d\u00e9placement ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Fixer des limites de d\u00e9penses<\/strong> : Pour diminuer vos frais, rien de mieux que de fixer des plafonds de d\u00e9pense. Ces limites vous permettront de garder la main sur votre budget et \u00e0 \u00e9viter les exc\u00e8s ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>\u00c9conomisez sur les moyens de transport<\/strong> : Avion, taxi ou train, faites preuve de flexibilit\u00e9 et n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 chercher les tarifs les plus avantageux. Certaines compagnies a\u00e9riennes proposent parfois des tarifs avantageux pour les entreprises. Soyez \u00e0 l&rsquo;aff\u00fbt des promotions et des offres sp\u00e9ciales, cela peut toujours aider \u00e0 faire baisser la facture ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>R\u00e9duisez les frais d\u2019h\u00f4tel<\/strong> : Nul besoin de loger vos employ\u00e9(e)s dans des h\u00f4tels 5 \u00e9toiles ! Fixez un budget et recherchez des logements avec des tarifs raisonnables. Le but n\u2019est pas de faire dormir vos prot\u00e9g\u00e9(e)s dans des endroits miteux mais bien de r\u00e9duire les frais ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Mettez en place un budget r\u00e9aliste<\/strong> : Budg\u00e9ter de fa\u00e7on r\u00e9aliste les voyages d\u2019affaires est probablement le secret num\u00e9ro un pour \u00e9viter que les d\u00e9penses ne s&rsquo;envolent. Pour \u00e9radiquer les mauvaises surprises, il faudra \u00e9tablir un budget qui prendra en compte tous les co\u00fbts relatifs au d\u00e9placement professionnel ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Anticipez<\/strong> : Comme pour l\u2019organisation de tout voyage, anticiper est le meilleur moyen de r\u00e9aliser des \u00e9conomies. Plus vous vous y prendrez en avance, plus vous parviendrez \u00e0 faire baisser les co\u00fbts ;<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>R\u00e9duisez les temps de voyage<\/strong> : Une autre astuce consiste \u00e0 raccourcir les temps de voyage d\u2019affaires. Ici, il faut simplement optimiser les d\u00e9placements et r\u00e9duire la dur\u00e9e des s\u00e9jours. Efficacit\u00e9 et rentabilit\u00e9 sont les ma\u00eetres-mots !<\/li>\n<\/ul>\n<h2>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Continuez \u00e0 optimiser vos process RH en demandant votre d\u00e9mo gratuite de Factorial<\/a> !<\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Quelle que soit la taille d\u2019une entreprise, les d\u00e9placements professionnels ont souvent une importance capitale. Les voyages d\u2019affaires pour les petites entreprises s\u2019accompagnent g\u00e9n\u00e9ralement de probl\u00e9matiques pour ces structures. 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