{"id":107521,"date":"2023-06-16T09:35:36","date_gmt":"2023-06-16T07:35:36","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=107521"},"modified":"2024-11-29T14:04:35","modified_gmt":"2024-11-29T12:04:35","slug":"teletravail-frais-professionnels","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-frais-professionnels\/","title":{"rendered":"T\u00e9l\u00e9travail : quelle prise en charge des frais professionnels ?"},"content":{"rendered":"<p>Pour bon nombre d\u2019entre nous, <strong>le t\u00e9l\u00e9travail est devenu une r\u00e9alit\u00e9 du quotidien<\/strong>, ou du moins d\u2019une partie de la semaine, notamment depuis la pand\u00e9mie de COVID-19.<\/p>\n<p>Les collaborateurs peuvent ainsi travailler depuis leur domicile, ce qui leur offre une plus grande flexibilit\u00e9, notamment au niveau de l\u2019\u00e9quilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.<\/p>\n<p>Cependant, cette transition vers le t\u00e9l\u00e9travail soul\u00e8ve de nombreuses questions. L&rsquo;une des plus importantes concerne <strong>la prise en charge des frais professionnels li\u00e9s \u00e0 cette nouvelle organisation du travail.<\/strong> C\u2019est pr\u00e9cis\u00e9ment le sujet que nous allons aborder aujourd\u2019hui.<\/p>\n<p>Lorsque les salari\u00e9s travaillent \u00e0 distance, ils ont souvent des <strong>d\u00e9penses li\u00e9es aux \u00e9quipements et aux fournitures n\u00e9cessaires pour exercer leurs fonctions depuis leur domicile<\/strong>. De plus, l&rsquo;utilisation prolong\u00e9e du domicile comme lieu de travail peut engendrer des <strong>charges suppl\u00e9mentaires<\/strong> : \u00e9lectricit\u00e9, chauffage ou encore assurance habitation.La question de la prise en charge de ces frais professionnels doit donc logiquement \u00eatre abord\u00e9e afin de garantir des conditions de travail \u00e9quitables pour les employ\u00e9s.<\/p>\n<p>Dans cet article, Factorial vous propose de faire le focus sur les diff\u00e9rents types de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels\/\">frais professionnels<\/a> engendr\u00e9s par le t\u00e9l\u00e9travail. Nous verrons aussi les obligations l\u00e9gales des employeurs en mati\u00e8re de prise en charge de ces frais ainsi que les modalit\u00e9s et les limites de remboursement.<\/p>\n<p>\u2705 <strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment l&rsquo;outil peut vous aider \u00e0 optimiser la gestion des frais professionnels !<\/a><\/strong><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-frais-professionnels\/#les-frais-professionnels-lies-au-teletravail\" title=\"Les frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail\" data-target-id=\"les-frais-professionnels-lies-au-teletravail\">Les frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-frais-professionnels\/#quelles-sont-les-obligations-de-l&#039;employeur-concernant-la-prise-en-charge-des-frais-professionnels\" title=\"Quelles sont les obligations de l&#039;employeur concernant la prise en charge des frais professionnels ?\" data-target-id=\"quelles-sont-les-obligations-de-l&#039;employeur-concernant-la-prise-en-charge-des-frais-professionnels\">Quelles sont les obligations de l'employeur concernant la prise en charge des frais professionnels ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-frais-professionnels\/#\u2705-demandez-votre-demo-gratuite-de-factorial-pour-decouvrir-comment-l&#039;outil-peut-vous-aider-a-optimiser-la-gestion-des-frais-professionnels-!\" title=\"\u2705 Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment l&#039;outil peut vous aider \u00e0 optimiser la gestion des frais professionnels !\" data-target-id=\"\u2705-demandez-votre-demo-gratuite-de-factorial-pour-decouvrir-comment-l&#039;outil-peut-vous-aider-a-optimiser-la-gestion-des-frais-professionnels-!\">\u2705 Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment l'outil peut vous aider \u00e0 optimiser la gestion des frais professionnels !<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Les frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail<\/h2>\n<p>On distingue trois grandes cat\u00e9gories de frais professionnels engendr\u00e9s par la pratique du home office.<\/p>\n<h3>L\u2019achat d\u2019\u00e9quipements n\u00e9cessaires<\/h3>\n<p>Dans le cadre du home office, il est essentiel de disposer des \u00e9quipements ad\u00e9quats pour exercer ses fonctions efficacement.<\/p>\n<p>Voici les principaux frais professionnels li\u00e9s \u00e0 ces \u00e9quipements :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Ordinateur, tablette, smartphone<\/strong> : que ce soit un ordinateur portable ou de bureau, il constitue l&rsquo;outil de base pour accomplir les t\u00e2ches li\u00e9es au travail \u00e0 distance et se r\u00e9v\u00e8le \u00eatre un indispensable. Dans certaines activit\u00e9s, une tablette ou un smartphone sont aussi n\u00e9cessaires pour acc\u00e9der aux applications ou aux outils sp\u00e9cifiques li\u00e9s \u00e0 l&rsquo;activit\u00e9 professionnelle.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Connexion internet et abonnement t\u00e9l\u00e9phonique<\/strong> : une connexion internet rapide, stable et fiable est essentielle pour travailler dans de bonnes conditions. Le prix de l&rsquo;abonnement internet peut \u00eatre inclus dans les frais professionnels. Si le collaborateur utilise son t\u00e9l\u00e9phone, le forfait t\u00e9l\u00e9phonique entre aussi dans ce p\u00e9rim\u00e8tre.<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Mobilier de bureau<\/strong> : travailler confortablement est essentiel pour maintenir la productivit\u00e9 et \u00e9viter les probl\u00e8mes de sant\u00e9 comme les maux de dos caus\u00e9s par une mauvaise posture prolong\u00e9e. Certaines entreprises proposent de prendre en charge les frais li\u00e9s au <a href=\"https:\/\/www.azergo.fr\/nos-conseils\/teletravail-bien-amenager-son-poste-pour-eviter-les-douleurs\/\">mobilier de bureau ergonomique<\/a> : chaise adapt\u00e9e, bureau ajustable en hauteur ou support pour \u00e9cran.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est important de noter que la prise en charge de ces frais peut varier en fonction de la politique de l&rsquo;entreprise. Certains employeurs fournissent directement les \u00e9quipements n\u00e9cessaires, tandis que d&rsquo;autres optent pour un <strong>remboursement sur justificatifs<\/strong> des frais engag\u00e9s par le salari\u00e9.<\/p>\n<h3>Les charges li\u00e9es \u00e0 l&rsquo;utilisation du domicile comme lieu de travail<\/h3>\n<p>Lorsque le domicile se transforme en lieu de travail, des frais suppl\u00e9mentaires li\u00e9s \u00e0 cette double utilisation peuvent appara\u00eetre.<\/p>\n<p>Voici quelques exemples de frais professionnels li\u00e9s \u00e0 l&rsquo;utilisation du domicile :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>\u00c9lectricit\u00e9, chauffage, climatisation<\/strong> : travailler \u00e0 domicile implique une utilisation prolong\u00e9e de l&rsquo;\u00e9lectricit\u00e9, du chauffage ou de la climatisation. Le montant des factures peut vite grimper en fl\u00e8che ! Ces d\u00e9penses peuvent encore plus augmenter en raison de l&rsquo;utilisation continue d&rsquo;appareils \u00e9lectroniques.<\/li>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Assurance habitation<\/strong> : lorsque le domicile est utilis\u00e9 \u00e0 des fins professionnelles, il peut \u00eatre n\u00e9cessaire de v\u00e9rifier si l&rsquo;assurance habitation d\u00e9j\u00e0 en place couvre les activit\u00e9s de t\u00e9l\u00e9travail. Attention aux mauvaises surprises \u00e0 ce sujet ! Dans certains cas, une extension de la police d&rsquo;assurance peut \u00eatre requise pour couvrir les biens professionnels, tels que l&rsquo;\u00e9quipement informatique. Les frais li\u00e9s \u00e0 cette extension de couverture peuvent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme des frais professionnels.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Certains employeurs peuvent proposer un forfait pour compenser ces d\u00e9penses suppl\u00e9mentaires tandis que d&rsquo;autres peuvent demander aux salari\u00e9s de fournir des justificatifs des frais engag\u00e9s. Tout d\u00e9pend \u00e9galement de la fr\u00e9quence du home office : est-ce que <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-occasionnel-regulier\/\">le t\u00e9l\u00e9travail est occasionnel ou r\u00e9gulier<\/a> dans votre entreprise ?<\/p>\n<p>\u00c9tablir une <strong>communication transparente entre l&#8217;employeur et les salari\u00e9s<\/strong> afin de d\u00e9finir clairement les responsabilit\u00e9s et les modalit\u00e9s de prise en charge des charges li\u00e9es \u00e0 l&rsquo;utilisation du domicile comme lieu de travail se r\u00e9v\u00e8le \u00eatre essentiel dans le cadre du t\u00e9l\u00e9travail. Cela permet de garantir une prise en charge \u00e9quitable des frais professionnels et de pr\u00e9venir les malentendus ou les frustrations !<\/p>\n<p>Pour vous aider, int\u00e9grer un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/logiciel-teletravail\">logiciel RH adapt\u00e9 au t\u00e9l\u00e9travail comme Factorial<\/a> est un r\u00e9el avantage pour votre entreprise ! Il vous permet de communiquer clairement et simplement toutes ces informations \u00e0 l\u2019ensemble des collaborateurs.<\/p>\n<h3>Les frais li\u00e9s aux communications et aux d\u00e9placements professionnels<\/h3>\n<p>Certaines activit\u00e9s engendrent des frais suppl\u00e9mentaires, notamment au niveau des d\u00e9placements physiques pour se rendre chez les clients ou pour d\u00e9marcher, mais aussi au niveau de la communication.<\/p>\n<p>Voici les principaux postes de d\u00e9penses concern\u00e9s :<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong>Frais de t\u00e9l\u00e9phone et de communication<\/strong> : lorsqu&rsquo;un salari\u00e9 travaille \u00e0 distance, il est amen\u00e9 \u00e0 devoir communiquer avec les coll\u00e8gues, clients ou autres partenaires. Les frais li\u00e9s aux appels t\u00e9l\u00e9phoniques, aux abonnements internet sp\u00e9cifiques ou aux logiciels de communication en ligne peuvent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme des frais professionnels. La prise en compte des \u00e9changes \u00e0 l\u2019international doit aussi \u00eatre examin\u00e9e. Certains employeurs proposent des forfaits de communication d\u00e9di\u00e9s ou remboursent les frais engag\u00e9s par les salari\u00e9s sur pr\u00e9sentation de justificatifs. D\u2019autres vont tout simplement fournir un t\u00e9l\u00e9phone professionnel aux collaborateurs qui en ont besoin.<\/li>\n<\/ul>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\"><strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-deplacement\/\">Frais de d\u00e9placements<\/a> occasionnels pour des r\u00e9unions, s\u00e9minaires ou formations<\/strong> : bien que le t\u00e9l\u00e9travail implique principalement de travailler \u00e0 domicile, des r\u00e9unions, formations ou autres \u00e9v\u00e9nements professionnels peuvent avoir lieu.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dans de tels cas, les frais de d\u00e9placement tels que les billets de train, les frais de transport en commun, les tickets de stationnement ou encore les repas peuvent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme des frais professionnels. Le collaborateur peut aussi utiliser son propre v\u00e9hicule et demander des <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/calcul-frais-kilometriques\/\">indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/a>.<\/p>\n<h2>Quelles sont les obligations de l&#8217;employeur concernant la prise en charge des frais professionnels ?<\/h2>\n<h3>Qu\u2019est-ce que dit la loi ?<\/h3>\n<p>Le Code du travail \u00e9tablit certaines obligations pour l&#8217;employeur en ce qui concerne la prise en charge des frais professionnels des salari\u00e9s. Il contient des articles sp\u00e9cifiques qui d\u00e9finissent les droits et les responsabilit\u00e9s li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail, notamment en mati\u00e8re de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/indemnite-teletravail\/\">remboursement des frais engag\u00e9s<\/a>.<\/p>\n<p>Il est aussi important de se r\u00e9f\u00e9rer aux <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/convention-collective\/\">conventions collectives<\/a> du secteur qui pr\u00e9voient des dispositions sp\u00e9cifiques concernant la prise en charge des frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail pour avoir plus de pr\u00e9cisions. Des r\u00e8gles suppl\u00e9mentaires ou des modalit\u00e9s particuli\u00e8res de remboursement en fonction des besoins sp\u00e9cifiques de chaque secteur d&rsquo;activit\u00e9 peuvent \u00eatre fix\u00e9es.<\/p>\n<h3>Les modalit\u00e9s de prise en charge des frais professionnels<\/h3>\n<p>Il existe plusieurs fa\u00e7ons de prendre en charge les frais engendr\u00e9s par l\u2019activit\u00e9 professionnelle. Les deux plus courantes sont :<\/p>\n<h4>Le forfait t\u00e9l\u00e9travail<\/h4>\n<p>Lors des d\u00e9cisions concernant <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/teletravail-guide\/\">les modalit\u00e9s du t\u00e9l\u00e9travail<\/a>, certains employeurs mettent en place un <strong>forfait t\u00e9l\u00e9travail<\/strong> bas\u00e9 sur un montant forfaitaire mensuel ou hebdomadaire destin\u00e9 \u00e0 couvrir les frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail. Ce forfait peut \u00eatre utilis\u00e9 par le salari\u00e9 pour couvrir les d\u00e9penses n\u00e9cessaires.<\/p>\n<h4>Le remboursement sur justificatifs<\/h4>\n<p>Dans d&rsquo;autres cas, l\u2019entreprise peut opter pour un <strong>remboursement sur pr\u00e9sentation de justificatifs<\/strong> des frais engag\u00e9s par les salari\u00e9s. Les salari\u00e9s doivent alors fournir des factures ou des re\u00e7us d\u00e9taill\u00e9s pour prouver leurs d\u00e9penses professionnelles sous la forme d\u2019une note de frais. Un logiciel tel que Factorial est aussi tr\u00e8s utile pour <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-notes-frais\">la gestion et le suivi des notes de frais<\/a>.<\/p>\n \n <!--HubSpot Call-to-Action Code -->\n    <span class=\"hs-cta-wrapper\" id=\"hs-cta-wrapper-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n        <span class=\"hs-cta-node hs-cta-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\" id=\"7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n            <a href=\"https:\/\/cta-redirect.hubspot.com\/cta\/redirect\/4960096\/7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\">\n                <img decoding=\"async\" class=\"lazyload hs-cta-img\" id=\"hs-cta-img-7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e\" style=\"border-width:0px;\" src=\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/4960096\/7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e.png\"  alt=\"banner conges\" width=\"900\" height=\"308\" \/>\n            <\/a>\n        <\/span>\n        <script type=\"text\/javascript\">\n            function loadCTA(){\n                window.hbspt.cta.load(4960096, '7df7b2dd-9b1d-41e2-bdec-f8cfa9853a4e', {'region': 'eu1'})\n            }\n            if(window.hbspt){\n                loadCTA()\n            }else{\n                Defer.js(\n                    'https:\/\/js.hubspot.com\/cta\/current.js',\n                    'hubspotCTA', \n                    0, \n                    loadCTA\n                );\n            }\n        <\/script>\n    <\/span>\n<!-- end HubSpot Call-to-Action Code -->\n\n<h3>Les limites de la prise en charge des frais professionnels<\/h3>\n<p>Apr\u00e8s avoir vu les obligations, voici maintenant les limites de la prise en charge des frais professionnels.<\/p>\n<h4>Les frais exclus<\/h4>\n<p>G\u00e9n\u00e9ralement, <strong>l\u2019entreprise \u00e9tablit une liste des frais consid\u00e9r\u00e9s comme appartenant \u00e0 la sph\u00e8re professionnelle et qui sont donc pris en charge<\/strong>. Ils peuvent relever d\u2019une ou plusieurs cat\u00e9gories pr\u00e9sent\u00e9es pr\u00e9c\u00e9demment (frais de communication, mobilier, d\u00e9placements professionnels\u2026).<\/p>\n<p>Au contraire, certains frais personnels tels que les d\u00e9penses alimentaires ou les frais de garde d&rsquo;enfants peuvent \u00eatre exclus de la prise en charge.<\/p>\n<p>Encore une fois, tout d\u00e9pend de la politique de l\u2019entreprise.<\/p>\n<h4>Les plafonds et les conditions de remboursement<\/h4>\n<p>L\u2019employeur est en droit de fixer des <strong>plafonds ou des limites de remboursement<\/strong> selon les diff\u00e9rents types de frais professionnels. Ils sont d\u00e9finis en fonction des normes du secteur, des accords collectifs ou encore des politiques internes de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p>Il en est de m\u00eame pour les conditions de remboursement : fr\u00e9quence des demandes, d\u00e9lais de soumission des justificatifs&#8230;<\/p>\n<p>Les entreprises doivent donc se conformer aux obligations l\u00e9gales en mati\u00e8re de prise en charge des frais professionnels et <strong>adopter des politiques claires et transparentes<\/strong> pour assurer une prise en charge \u00e9quitable et coh\u00e9rente des frais li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail.<\/p>\n<p>La <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/communication-interne-evenements\">communication<\/a> et la transparence sont des conditions essentielles pour limiter les risques de malentendus et de litiges potentiels entre la soci\u00e9t\u00e9 et ses collaborateurs.<\/p>\n<p>Pour une prise en charge efficace des frais professionnels li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail, il est recommand\u00e9 de mettre en place certaines bonnes pratiques. \u00c9tablir des politiques claires, communiquer de mani\u00e8re transparente, privil\u00e9gier les forfaits, encourager l&rsquo;optimisation des co\u00fbts et revoir r\u00e9guli\u00e8rement les politiques sont des actions essentielles. En suivant ces bonnes pratiques, les employeurs peuvent assurer une prise en charge \u00e9quitable et transparente des frais professionnels, favorisant ainsi la satisfaction, le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/bien-etre-au-travail\/\">bien-\u00eatre<\/a> et la productivit\u00e9 des salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail.<\/p>\n<h2>\u2705 <strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Demandez votre d\u00e9mo gratuite de Factorial pour d\u00e9couvrir comment l&rsquo;outil peut vous aider \u00e0 optimiser la gestion des frais professionnels !<\/a><\/strong><\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour bon nombre d\u2019entre nous, le t\u00e9l\u00e9travail est devenu une r\u00e9alit\u00e9 du quotidien, ou du moins d\u2019une partie de la semaine, notamment depuis la pand\u00e9mie de COVID-19. Les collaborateurs peuvent ainsi travailler depuis leur domicile, ce qui leur offre une plus grande flexibilit\u00e9, notamment au niveau de l\u2019\u00e9quilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. 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