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[Webinar🎧] Mettre en place et manager le télétravail [à télécharger]

Le télétravail est un sujet plus que jamais d’actualité avec la crise sanitaire et le confinement. De plus en plus d’entreprises commencent à adopter ce mode de travail. Maxime Robache, consultant, auteur et formateur-expert en télétravail, nous offre plus de précision sur le sujet et notamment sur la mise en place et la conduite du télétravail. Il a récemment sorti un livre, intitulé « mettre en place et manager le télétravail », aux éditions Eyrolles.

Table des matières:

Point sur le télétravail en France : vision de l’auteur sur la situation
Mise en place du télétravail au sein des entreprises : comment faire ?
Les outils pour mettre en place un télétravail efficace
Comment affronter la prochaine crise ?
Comment trouver l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle en télétravail ?

Téléchargez la version complète du webinar en cliquant sur ce lien !

Point sur le télétravail en France : vision de l’auteur sur la situation

Le télétravail est présent depuis de nombreuses années en France, on en a entendu parler depuis le début des années 2000. Cependant, certaines entreprises avaient déjà adopté la méthode un peu avant, à l’instar de France Télécom. La pratique du télétravail a été grandement facilitée par l’arrivée des nouvelles technologies (internet, ordinateur portable…), chacun peut désormais travailler depuis la maison sans le moindre problème.

Différents événements qui se sont passés durant les 20 dernières années auraient pu être anticipés avec le télétravail. Les grandes chutes de neige en Île-de-France le 8 décembre 2010, par exemple, ont créé 425 km de bouchons dans la région, et 7 000 personnes ont été bloquées sur la N118. Maxim Robache souligne que cela aurait pu être évité si des mesures avaient été prises par les entreprises sur l’adoption du télétravail, dès l’annonce d’une intempérie de cette envergure dans la capitale ce jour-là.

C’est à partir de 2012 que l’on a retrouvé un certain nombre d’évolutions d’un point de vue législatif (en France) concernant le télétravail. Cette année-là, on a eu la loi Warsmann qui encadre le télétravail au sein des entreprises. En 2017, les ordonnances Macron ont permis de simplifier encore plus cette méthode de travail, en permettant d’avoir recours au télétravail en situation de crise (épidémique, environnementale, sociale…).

Malgré tout l’attirail législatif derrière nous à partir de cette période-là, et la possibilité de basculer en télétravail en cas de situation délicate, on dénombre quelques situations qui démontrent que les entreprises n’ont pas encore forcément le réflexe d’anticiper les choses. En février 2018, un autre épisode de neige a encore touché la région Île-de-France avec près de 740 km de bouchon et 2000 personnes bloquées sur la N118. En décembre 2019, il y a eu des grèves massives dans les transports un peu partout en France. À titre de rappel, la date de la grève a été communiquée au moins un mois à l’avance, mais là encore, les gens ont fait face à une situation fâcheuse en termes de transport, surtout le premier jour. Quelques mois plus tard, une semaine avant le confinement, en mars 2020, les entreprises n’ont pas pris les devants pour mieux se préparer au télétravail, alors que le confinement était déjà inévitable pour plusieurs parties de l’Europe.

Sommes-nous préparés à affronter les prochaines crises grâce au télétravail ?

Le confinement a servi de leçon à beaucoup d’entreprises et certaines ont même décidé de rester en partie en télétravail. On pourra être mieux préparé, si l’on met en place quelques éléments primordiaux et si l’on réfléchit au télétravail d’une certaine manière. Il y a aujourd’hui 28 millions d’actifs en France, avec environ 17 % d’entre eux qui sont concernés par le télétravail (source : ministère du Travail). Selon l’INSEE (2019), seulement 3 % des actifs travaillent au moins une fois par semaine en télétravail. Il y a donc une grosse marge de progression pour que les entreprises et les équipes concernées se préparent à mettre en place le télétravail pour mieux affronter les crises.

Comment passer du télétravail subi au télétravail choisi ?

La vision de l’auteur sur ce point est portée sur le fait « d’envisager le télétravail plutôt à temps partiel comme un mode d’organisation collectif co-construit et amélioré en continu. La partie « à temps partiel » est importante, car il faut un équilibre bien défini entre la présence dans les locaux de l’entreprise et la distance.

À l’heure où les entreprises préfèrent opter pour une culture du présentéisme et du lien social, il est difficile de passer totalement à un autre mode de travail. D’ailleurs, il ne s’agit pas d’un souhait de l’entreprise, mais plutôt celui de certains collaborateurs. Nous allons décortiquer cette vision :

Le temps partiel

Avec le temps partiel, la transition sera plus douce et les modèles seront plus adaptés aux besoins de chacun. D’après des économistes, pour pouvoir tirer au maximum des bénéfices du télétravail, il faut qu’il y ait un réel équilibre entre la distance et la présence. Bien entendu, cet équilibre est possible uniquement hors crise sanitaire.

Un mode d’organisation collectif co-construit et amélioré en continu

L’organisation collective est un point fondamental. La première responsabilité de l’entreprise sera de fixer un cadre au télétravail. Offrir une autonomie et une liberté aux équipes est plus que conseillé pour mieux s’organiser dans le cadre prédéfini. Il faudra donc responsabiliser les collectifs de travail sur le fait que c’est à eux de s’organiser entre eux pour rendre le télétravail possible et viable. Toute l’équipe est concernée par les transformations profondes des modes et des organisations de travail, que ce soit les télétravailleurs ou les autres. Le principe de subsidiarité est aussi à privilégier, c’est-à-dire que c’est l’équipe qui est la mieux placée pour décider de son organisation, avec l’aide de son manager. L’amélioration en continu est importante également, parce qu’il faut donner le droit à l’erreur aux équipes. Tout ne pourra pas marcher de façon idéale dès le départ, mais il faudra leur laisser le temps de construire quelque chose, leur permettre de passer à l’étape de la mise en application et penser à comment est-ce que l’on pourra améliorer cela au fil du temps pour que tout soit optimal.

Les conditions nécessaires pour obtenir le maximum de bénéfices sur la performance globale

Pour revenir un peu sur le concept de la performance globale, l’idée est de concilier la performance économique, la performance organisationnelle, la performance sociale et la performance environnementale de l’entreprise.

Performance Ă©conomique

Les gains sont assez évidents pour l’entreprise, mais pour de plus amples informations à ce sujet, Maxime Robache vous invite à lire son livre où toute cette partie est détaillée. Si l’on trouve le parfait équilibre entre la présence et la distance, on va gagner en temps de travail de manière mécanique, avec la réduction du temps de transport, par exemple, pour un réinvestissement de ce temps, en temps de travail.

Performance organisationnelle

Les équipes seront plus engagées, plus motivées et vont naturellement devenir plus innovantes. Elles pourront réfléchir à leur rapport au travail en général, sur les réunions, les synchronisations…

Performance sociale

Les gains dans le cadre de la performance sociale sont non négligeables, surtout sur la qualité de vie, la santé et le sentiment de forme physique. La maturité du dialogue social peut aussi se faire sentir sur ce plan, au sens large du terme.

Performance environnementale

Les gains que l’on pourra constater seront nombreux, notamment en termes d’émission de CO2. La différence se fera ressentir à partir du moment où les salariés commenceront à faire du télétravail deux fois par semaine. Sur le long terme, on peut imaginer des effets positifs sur la décentralisation.

Avec toutes ces performances améliorées, l’entreprise va être beaucoup plus durable parce qu’elle sera plus résiliente. Lorsque les crises vont arriver, on va déjà avoir des organisations de travail, des équipes et des collaborateurs qui seront beaucoup mieux préparés pour les passer sereinement.

Mise en place du télétravail au sein des entreprises : comment faire ?

Il faut tout d’abord construire une expérience collaborateur favorable à l’engagement. Lorsque vous allez réaliser toutes les étapes que nous avons citées précédemment, vous allez avoir des effets très bénéfiques sur l’engagement des collaborateurs. Pour construire un environnement qui permettra aux collaborateurs d’avoir une expérience engageante favorable, il faudra insister sur ces 3 points :

  • Des leaders engageants : c’est primordial pour tout projet de transformation ou pour mettre en place le tĂ©lĂ©travail ;
  • Une organisation engageante : Ă  l’échelle de l’entreprise, il faudra une organisation qui permet Ă  l’équipe de mettre le tĂ©lĂ©travail en place, dans de bonnes conditions ;
  • Une Ă©quipe engagĂ©e.

Avec tous ces points réunis, le collaborateur s’engagera naturellement dans le dispositif, qu’il soit télétravailleur ou non. Il sera alors plus motivé, plus épanoui, plus performant et surtout plus heureux.

Organisation engageante

À l’échelle de l’organisation, il est important d’avoir un cadre commun qui tient compte de la culture de l’entreprise, des limites, des contraintes et des spécificités de chaque sous-structure. Sans ce cadre, les équipes n’auront pas forcément la motivation pour s’engager dans le dispositif. Le dialogue social est aussi à travailler pour faire évoluer le cadre, il faudra mettre le cadre en place avec les organisations syndicales, les collectifs de managers représentatifs, les équipes, les collaborateurs… Il faudra également mettre à disposition l’outillage virtuel et matériel pour que le télétravail se déroule dans les meilleures conditions possible pour le salarié. Le dernier point consistera à faire référence sur des éléments clés : performance et qualité de vie, vision, sécurité, RGPD, éligibilité, entrées/sorties et droit du travail.

Équipe engagée

Une fois que vous aurez une bonne organisation, vous pourrez co-construire un projet collectif de fonctionnement inclusif, améliorer en continu le projet, en tenant compte des avis de l’ensemble du collectif, adapter les modes et les process de travail pour que le télétravail soit accessible au plus grand nombre, et enfin mettre en œuvre le télétravail à la recherche de la qualité (de vie et de travail) et de la performance.

Les outils pour mettre en place un télétravail efficace

Maxime Robache vous offre ici 5 outils qu’il trouve indispensables pour le télétravail :

Réussir ses réunions : il faut que les entreprises apprennent à tenir une réunion et à trouver les moyens pour la dynamiser afin de motiver les collaborateurs et d’obtenir ainsi des résultats qualitatifs. Chaque participant doit savoir pourquoi il est présent, quel est son objectif et quel est le processus créatif à suivre pour que la réunion soit productive. L’utilisation du R.O.T.I (Return On Time Invested), ou retour sur le temps investi, est aussi préconisée à la fin de la réunion pour évaluer cette dernière via une notation entre 1 et 5 par tous les participants ;

Miser sur le management visuel : c’est une pratique qui permet de synchroniser l’équipe et de piloter l’activité de manière simple et minimaliste. Le principe de ce processus est de matérialiser le flux du travail dans un outil virtuel ou sur un mur et d’enrichir le tableau avec toutes les activités et les tâches de l’équipe. Cela prend environ 10 minutes par jour ;

Pratiquer un feedback : le feedback interpersonnel est très important, c’est la raison pour laquelle il faut l’encourager régulièrement. C’est une pratique que l’on voit souvent dans les locaux de l’entreprise, mais qui se perd un peu à distance. Le mieux est d’opter pour un feedback collectif et de l’intégrer complètement dans le mode de fonctionnement des équipes. Il faut, par exemple, prendre 5 minutes à la fin de la réunion pour un feedback ;

Mettre en place une rétrospective : il faudra se poser de manière régulière, en tant qu’équipe ou collectif de travail, et s’arrêter dans son activité à une fréquence donnée (tous les mois, tous les trimestres…) pendant une heure pour discuter d’une thématique en particulier sur la période écoulée. Le travail consistera à identifier ce qui marche bien, ce qui est moyen et qu’il faudra améliorer, et ce qui est bloquant et qu’il faudra changer radicalement. Une fois les problèmes trouvés, l’équipe pourra réfléchir ensemble sur les solutions à adopter ;

Utiliser le Lean Coffee : c’est un format de réunion d’accompagnement qui est minimaliste et donc très simple à mettre en œuvre. Il n’y a pas d’ordre du jour en avance ni de chose à produire à la fin, mais il suffira de réunir régulièrement un collectif pendant 45 minutes, durant lesquelles il va construire un ordre du jour de manière démocratique, en apportant des questions et en exposant les difficultés qu’il rencontre sur le télétravail, par exemple. Les questions seront répondues par le collectif au cours de la réunion par le biais d’un partage d’expérience. La meilleure réponse sera gardée pour qu’elle puisse être réutilisée en cas de besoin.

Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur le logiciel pour le télétravail, Factorial, c’est ici !

Comment affronter la prochaine crise ?

Pour passer les crises, le plus sereinement possible, les organisations devront équiper tout le monde (outils matériels et numériques) pour faire du télétravail. Aussi, il est important que ceux qui le souhaitent, et qui le peuvent, pratiquent le télétravail de manière régulière (une fois par semaine au moins) pour s’y habituer. Ceux qui ne pourront pas, ou qui ne veulent pas, le pratiquer devront être impliqués dans la mise en place et le fonctionnement quotidien du télétravail. Par ailleurs, les équipes qui ont l’habitude de pratiquer le feedback pourront mieux s’auto-organiser et s’améliorer en continu. Le management choisi qui est adapté à tout cela permettra d’améliorer la confiance des collaborateurs et de leur faire confiance, de les rendre plus autonomes et de les responsabiliser.

Comment trouver l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle en télétravail ?

Travailler à la maison, 5 jours sur 7, est assez difficile pour un certain nombre de personnes. En effet, les horaires de travail peuvent s’allonger, les contacts sont restreints et l’on peut rapidement se sentir isolé. L’autodiscipline est une des principales clés pour trouver un bon équilibre. Il faudra bien caler ses horaires de travail pour bien détacher la vie professionnelle de la vie privée.

Pour en savoir plus sur le contrôle du temps en télétravail, c’est ici !

 

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