Le suivi du temps et des dépenses n’est peut-être pas la partie la plus passionnante de la gestion, mais la mise en place d’un système efficace fait une énorme différence pour vos résultats.
L’utilisation de formulaires papier ou de feuilles de calcul de suivi du temps et des dépenses dans Excel ne suffit plus. Les coûts cachés du suivi manuel du temps et des dépenses grèvent la rentabilité de votre entreprise. Ici, nous allons décomposer les coûts réels de la gestion manuelle.
En quoi les feuilles de temps et le suivi des dépenses contribuent-ils (ou nuisent-ils !) à votre entreprise ? Et comment l’automatisation des processus de gestion des feuilles de temps et des dépenses peut-elle rendre votre entreprise plus durable ?
Table des matières :
- Coûts de gestion
- Coûts de la précision
- Coûts d’efficacité
- Coûts stratégiques
- Récupération des coûts grâce à un logiciel
- Logiciel de gestion des temps ✅
Les coûts cachés du suivi du temps et des dépenses
Le suivi manuel du temps et des dépenses peut sembler simple, mais selon HBR, les erreurs évitables coûtent aux entreprises des milliards de dollars en heures et en recettes perdues.
Un temps précieux qui pourrait être utilisé pour développer des projets et des stratégies est plutôt consacré à la gestion des flux de travail, à la correction des erreurs et au traitement des informations. Ces coûts peuvent s’accumuler rapidement.
La bonne nouvelle, c’est que l’automatisation peut faire beaucoup pour vous. Lorsque le suivi des dépenses sur les feuilles de temps n’est plus suffisant, il est temps de se tourner vers un logiciel qui peut suivre les heures, simplifier la gestion des équipes et rationaliser la déclaration des dépenses.
Ces solutions efficaces donneront aux employés et aux employeurs plus de temps pour se concentrer sur le travail qui compte vraiment.
Temps et coûts de gestion
Le suivi manuel du temps et des dépenses demande beaucoup de surveillance. Les employés devront remplir leurs informations, mais les responsables devront les examiner, faire le décompte final et envoyer les données à la paie ou à la comptabilité.
Voici quelques-uns des coûts de gestion les plus courants associés au suivi manuel :
Distribution et collecte
Pour faire les choses à l’ancienne, les responsables doivent créer des formulaires à remplir par les employés. Ils doivent également s’assurer que les employés ont accès aux bons documents, si nécessaire.
À l’approche de la fin de la période de paie, les gestionnaires peuvent se retrouver à courir après les employés pour recueillir les feuilles de temps ou les notes de frais. En bref, c’est une perte de temps pour toutes les personnes concernées.
Remplir les feuilles de temps ou les notes de frais
Cela peut sembler simple, mais remplir des formulaires n’est pas toujours aussi facile qu’on le pense. Les employés sont susceptibles de commettre des erreurs.
Par exemple, ils peuvent mal déclarer les heures travaillées ou les dépenses liées à un voyage d’affaires.Les données montrent que les employés sont plus susceptibles d’avoir des déclarations très précises s’ils ajustent leurs feuilles de temps plusieurs fois par jour.
Cependant, une modification aussi fréquente réduit le temps qu’ils pourraient passer à travailler !
Traitement des formulaires
Une fois qu’ils auront reçu les rapports, les gestionnaires seront chargés de déchiffrer l’écriture des employés, de poser des questions de suivi et de classer les documents.
Si les choses ne se passent pas comme prévu, ce sont les managers qui s’arracheront les cheveux à la fin de la période de paie ou (engloutissez !) avant le début de la saison fiscale.
Ce n’est pas leur partie préférée du travail, mais quelqu’un doit le faire – à moins qu’ils n’investissent dans l’automatisation.
Suivi du temps et des dépenses : coûts de la précision
Les rapports manuels non seulement prennent plus de temps mais sont également plus imprécis. Les erreurs peuvent entraîner de gros problèmes pour les entreprises, tels que des conflits du travail ou même des poursuites judiciaires !
Ces coûts doivent être pris en compte lorsque l’on compare le suivi manuel au suivi automatisé. L’automatisation peut aider les entreprises à se protéger et à disposer de dossiers complets au cas où quelque chose tournerait mal.
Erreur humaine
Tout le monde est humain ! Les employés qui remplissent les feuilles de temps peuvent accidentellement se tromper d’heure pour un jour donné ou se souvenir de leur quart de travail.
Ils peuvent se retrouver à travailler au-delà des heures qui leur sont allouées sans l’approbation de leur supérieur hiérarchique, ce qui les rend éligibles aux heures supplémentaires.
Les gestionnaires doivent surveiller de près le suivi manuel des heures (que l’employé travaille en heure de nuit ou de jour) pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs.
Problèmes et litiges juridiques
Les entreprises qui ont des problèmes de précision peuvent se retrouver avec divers problèmes juridiques. Si elles ne suivent pas l’accumulation des congés payés des travailleurs, elles peuvent se voir infliger des amendes par le gouvernement de leur État.
Si elles n’offrent pas une gestion des congés conforme à la FMLA, elles peuvent se retrouver en difficulté avec les régulateurs fédéraux. Pour éviter les travailleurs mécontents, les fonctionnaires grincheux et les avocats coûteux, les entreprises doivent veiller à tenir des registres précis !
Une budgétisation inexacte
Lorsque les entreprises disposent d’informations précises, elles peuvent mieux planifier l’avenir. Grâce à des notes de frais plus précises, elles peuvent établir un budget pour leurs futurs voyages.
Grâce à des feuilles de temps plus précises, les entreprises pourront évaluer si elles ont les ressources nécessaires pour entreprendre davantage de projets. Si les rapports ne sont pas à la hauteur, l’entreprise peut se retrouver à dépenser de l’argent qu’elle n’a pas en bout de ligne.
Suivi du temps et des dépenses : coûts stratégiques
La gestion manuel du temps et des dépenses peut coûter de l’argent à votre entreprise en termes d’opportunités manquées. Les logiciels de suivi du temps et des dépenses fournissent aux entreprises des données et des informations importantes sur leur entreprise.
Ces informations peuvent être utilisées pour prendre des décisions en connaissance de cause ! Pourquoi ne pas profiter des informations disponibles ?
Opportunités stratégiques manquées
Grâce à une solution numérique de suivi du temps et des dépenses, les gestionnaires pourront établir des rapports RH personnalisés.
Ils pourront comparer les dépenses, les trier par type de dépense ou par employé. En outre, ils peuvent facilement suivre les heures des employés et les heures supplémentaires comptabilisées.
Il est ainsi facile de comprendre les coûts salariaux ainsi que les dépenses de l’entreprise et d’identifier les domaines à améliorer.
Culture d’entreprise
La gestion du temps et des dépenses avec des rapports papier ou des feuilles de calcul Excel peut sembler un peu dépassé. Les employés préféreront certainement avoir la possibilité de soumettre et d’ajuster facilement leurs heures et leurs dépenses grâce à une application mobile.
Ils peuvent suivre le processus au fur et à mesure que les responsables approuvent les dépenses et les heures. Cette transparence accrue leur donnera un sentiment de confiance et d’engagement.
Comment une application de suivi du temps et des dépenses peut permettre de récupérer les coûts
Le suivi du temps et des dépenses peut être coûteux pour les entreprises. Il s’accompagne souvent de coûts élevés en termes de temps, de précision et d’efficacité.
Cependant, un logiciel RH adapté permet aux responsables de suivre facilement le temps et les dépenses sans se soucier de la situation. Pourquoi gérer des feuilles de temps alors que vous pourriez gérer des personnes ?
Le logiciel de suivi du temps et des dépenses de Factorial permet de rationaliser la gestion des salaires et des dépenses. Avec le logiciel de suivi du temps :
- Les employés peuvent pointer à l’entrée et à la sortie du bureau. Les employeurs recevront une notification si le pointage est effectué depuis un autre endroit.
- Tant les gestionnaires que les employés peuvent consulter et visualiser les heures travaillées et les heures en attente.
- Les entreprises bénéficient de la collecte, du calcul du temps de travail et de l’analyse automatiques des feuilles de temps.
Avec un logiciel de gestion des notes de frais :
- Les employés peuvent télécharger automatiquement leurs dépenses et leurs reçus et classer les dépenses par catégories.
- Les gestionnaires peuvent examiner les notes de frais sur leur propre temps et accepter ou refuser les demandes de remboursement.
- Et les notes de frais peuvent donner un aperçu de la manière dont l’argent est dépensé.
Chez Factorial, nous combinons la gestion des équipes, le suivi du temps et la gestion des notes de frais dans notre logiciel tout-en-un. Il vous permet également de faire tout le reste. De la gestion des vacances au suivi des performances en passant par l’intégration de nouveaux employés.
N’est-il pas temps de rationaliser vos processus RH ?
Est-il temps d’investir dans un logiciel de suivi du temps et des dépenses ?
Le suivi du temps et des dépenses n’a jamais été aussi facile. Plus besoin de jongler avec les feuilles de temps et les notes de frais !
Profitez plutôt de votre temps grâce à un logiciel de suivi du temps et des dépenses. Il aide votre entreprise à fonctionner de manière plus efficace et plus rentable.
