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Modèle de note de frais

10 règles pour la gestion de notes de frais

Pour toute entreprise, la gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur. C’est un élément clé de la comptabilité, notamment quand les effectifs des collaborateurs et les déplacements augmentent. Lorsque le processus est mal géré par l’établissement, tout peut très vite virer au cauchemar. Certaines actions doivent être mises en place au sein de l’entreprise pour que tout se passe dans les meilleures conditions possible. C’est la raison pour laquelle notre équipe de rédaction a concocté pour vous cet article qui expose les 10 règles à suivre pour bien gérer les notes de frais.


Table des matières :

Comment justifier les frais de déplacement ?

Une note de frais doit être remplie par un salarié lorsqu’il engage des frais professionnels. Cette note sera transmise au service comptabilité, accompagnée de certains justificatifs. Ce document est indispensable au remboursement des dépenses réalisées, ce qui peut rendre la tâche fastidieuse, tant pour l’employé concerné que pour le service financier.

Tous les coûts de transport doivent être remboursés par l’entreprise dans le cadre d’un déplacement professionnel d’un salarié. Ce dernier doit remplir une note de frais sur laquelle sont mentionnés la date, le motif précis du déplacement et le lieu. Le justificatif d’achat de billets doit également être joint à la note.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant : la date, le kilométrage total réalisé, le lieu et le motif du déplacement ainsi que la puissance fiscale du véhicule. Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF.

Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont : la date, le lieu et le motif de la mission. Un reçu de restaurant ou de supermarché doit être joint à la note.
Dans le cas où la distance entre le lieu de la mission et le lieu de résidence de l’employé est supérieure à 50 km et qu’il lui est difficile de faire le trajet avec les transports en commun en moins de 1h30, l’entreprise devra aussi prendre en charge les frais d’hébergement. Le nombre de nuitées, un solde nul et l’ensemble des frais imputés à la chambre doivent être mentionnés dans le justificatif.

Les 10 règles à suivre pour une bonne gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais demande une certaine rigueur et une grande précision. Pour que les notes puissent être traitées dans les meilleurs délais, il s’avère nécessaire de suivre quelques règles.

1. Ajuster la politique de frais de l’entreprise en étudiant les dépenses

L’entreprise peut identifier tous les paramètres (les excès, par exemple) à corriger en calculant le montant moyen de ses notes de frais chaque mois. Le montant varie d’un secteur d’activité à un autre, et selon le poste du salarié déclarant. Mais un salarié déclare en moyenne 460 euros de frais par mois.

2. Établir un plafond sur le montant des repas

L’entreprise peut appliquer un plafond en établissant un montant moyen, ce qui lui permettra de réaliser des économies, sans pour autant frustrer ses salariés.

3. Fixer une limite journalière pour l’utilisation des véhicules personnels

Pour réaliser plus d’économies, l’entreprise peut envisager de fixer une limite de trajet de moins de 200 km/jour, par exemple, pour les salariés qui utilisent leurs voitures personnelles. Au-delà de cette distance, l’établissement peut proposer d’autres solutions : prendre le train ou louer un véhicule, par exemple.

4. Récupérer toute la TVA afin d’économiser jusqu’à 2,5 % des frais

La déduction de la TVA sur les repas des salariés en mission est autorisée. L’entreprise peut alors choisir cette option.

5. Utiliser la technique de l’échantillonnage pour contrôler les notes de frais

Cette technique permet à l’entreprise de prioriser les notes à contrôler : les notes hors cadre, les notes supérieures à la moyenne établie, les notes supérieures à la médiane…

6. Gagner 98 euros par an et par salarié, avec l’aide de l’URSSAF

Il est important de s’occuper de la régularisation des titres restaurants des salariés qui déclarent leurs déjeuners en note de frais. L’employeur ne doit pas financer un repas deux fois. Pour ce faire, vous pourrez retenir la part patronale des titres restaurants qui ont été reçus en trop sur le bulletin de paie.

7. Dématérialiser les justificatifs

Numériser les justificatifs de frais permettra de gagner du temps et d’éviter le triage des versions papiers.

8. Se limiter à 2 niveaux d’approbation

Il est fortement recommandé de confier la tâche à deux personnes maximum : un comptable et un supérieur hiérarchique, par exemple, ce qui permettra à l’entreprise d’économiser du temps.

9. Traiter les notes de frais au fur et à mesure

En fin de mois, les managers se concentrent sur les différentes factures. Ainsi, afin d’éviter que les notes de frais ne s’accumulent, il est conseillé de passer à leur traitement au fil de l’eau.

10. Utiliser un logiciel adapté

L’entreprise peut également recourir à l’utilisation d’un logiciel, un outil beaucoup plus performant afin de faciliter la gestion des notes de frais.

Est-ce que les notes de frais sont imposables ?

D’abord, faisons le point sur le remboursement de certains frais. Il faut savoir que l’administration fixe un seuil dans le cas de certains remboursements. Au-delà de cette limite, la somme versée ne sera pas traitée comme étant des notes de frais, mais plutôt comme des avantages en nature pour l’employé. On remarque ce genre de cas avec les dépenses suivantes :

  • Les indemnités kilométriques ;
  • Les frais spécialement dédiés au télétravail ;
  • Les dépenses d’hébergement ;
  • Les frais pour s’équiper de nouveaux outils issus des nouvelles technologies ;
  • La restauration en dehors de l’entreprise ou dans l’entreprise ;
  • Les frais ou les dépenses qui sont engagés pour l’installation dans un nouveau domicile dans la mesure d’une mobilité professionnelle, etc.

En règle générale, si le montant du remboursement est en dessous du seuil préalablement fixé par l’administration fiscale, il sera traité comme une note de frais. Dans le cas contraire, il sera considéré comme un avantage en nature.

Les frais professionnels qui sont remboursés à l’employé pour leur montant réel ne sont soumis ni à l’impôt sur le revenu, ni aux cotisations sociales, en principe, mais toujours sous réserve de production de justificatifs. Cependant, ce n’est pas forcément le cas des frais forfaitaires.

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Le régime social pour les frais réels

C’est un point important à souligner, les frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales si le salarié peut produire des justificatifs afférents aux frais supplémentaires qu’il a été contraint d’engager dans l’exercice de ses fonctions. Le montant de l’exonération n’est pas limité.

Le régime social pour les frais forfaitaires

Si le montant est en dessous des plafonds qui sont fixés par l’administration fiscale, le remboursement des frais forfaitaires n’est pas soumis aux cotisations sociales. Dans ce genre de cas, l’employeur devra démontrer qu’il applique les allocations qui correspondent à la situation, aucun justificatif n’est requis. Au-dessus des plafonds fixés, le remboursement forfaitaire peut être catégorisé dans les avantages en nature imposable.

Une entreprise peut très bien déduire de son bénéfice imposable les frais réels et les frais forfaitaires. Toutefois, le salarié qui est bénéficiaire du remboursement des frais n’est pas soumis aux impôts au titre du montant qu’il a reçu. Par ailleurs, si certaines conditions sont réunies, une entreprise peut récupérer la TVA des notes de frais de chaque salarié.

Qui peut rédiger une note de frais ?

Dans la majeure partie des cas, la note de frais est remplie par le salarié avant d’être envoyée à l’entreprise. De l’autre côté, l’employeur est dans l’obligation d’effectuer le remboursement des frais professionnels. Dans le contrat de travail du salarié, il n’y a pas de clause reliée au fait qu’il doit s’acquitter des frais relatifs à son activité professionnelle. Les notes de frais concernent tout le monde au sein d’une entreprise, qu’il s’agisse d’un cadre ou non, de bénévoles ou de dirigeants. Ce type d’opération est courant dans plusieurs types de structures, comme les PME, les grands groupes ou même dans les associations.

Si l’on parle d’une dématérialisation, c’est à l’administrateur informatique ou au service comptabilité de créer une note de frais, si l’entreprise utilise un module ou un logiciel spécialisé. Il faut savoir que l’administrateur, tout comme le salarié, doit pouvoir y avoir accès. Dans le logiciel, le salarié pourra saisir le montant et les détails des dépenses qu’il a pu faire dans les cellules correspondantes en se connectant sur son compte utilisateur. Il sera en mesure de créer des « dépenses », mais aussi de visualiser de façon précise les notes de frais dans leur globalité, mois par mois. Lorsqu’un salarié termine la création d’une dépense dans le logiciel, l’administrateur devra impérativement effectuer un calcul. Ce n’est qu’une fois la validation terminée que le document pourra devenir ce que l’on appelle une « pièce comptable ». En utilisant un logiciel spécifique, il sera plus facile pour une entreprise de contrôler les budgets de chaque salarié.

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Article rédigé par M. Rabemanantsoa

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