Meilleur Logiciel de Gestion Électronique des Documents pour votre entreprise

La gestion de documents en entreprises n’est pas toujours facile. Gérer la visibilité de chaque document, stocker les informations les plus importantes de l’entreprise de manière sécurisée, et rassembler en une unique plateforme les contrats, la politique d’entreprise, les fiches de paie, etc. est complexe.

De nombreuses entreprises font confiance à un logiciel de gestion éléctronique de documents pour mener à bien toutes ces tâches, mais la plupart du temps, cela est coûteux et peu efficace. Beaucoup de gestionnaires de documents servent seulement à collecter la documentation et ne parviennent pas à s’intégrer dans l’entreprise. Le simple fait d’utiliser une plateforme différente que celle utilisée pour gérer les absences et communications fera passer la gestion de documents de ton entreprise au second plan.

Pour que le gestionnaire de documents numériques soit réellement utile pour votre entreprise, il doit répondre à certaines exigences de base:

  • Il doit se synchroniser avec votre logiciel d’absence pour collecter les congés maladie, les permis et autres documentations relatives aux absences de l’équipe.
  • Il doit assurer que les fiches de paie ne soient visibles que par l’employé concerné.
  • Il doit contenir une zone privée pour chaque employé, dans laquelle seront stockés ses contrats, ses congés, ses fiches de paie et documents d’identité.
  • Il doit être disponible depuis n’importe quel dispositif sans devoir télécharger de programmes additionnels, et être compatible avec tout type de fichier.
  • Il doit servir comme outil interne pour partager les documents et communiquer avec toute l’entreprise.
  • Il doit remplir les standard de sécurité et la LOPD

La Gestion Électronique de documents plus intelligente

Chez Factorial, nous travaillons pour simplifier le quotidien de votre département de ressources humaines pour que vous puissez accorder plus d’attention à vos employés. Après avoir parlé avec de nombreuses entreprises qui utilisent déjà Factorial dans le but de comprendre leurs besoins, nous avons créé un gestionnaire de documents  d’entreprise intelligent qui permet de gagner du temps.

Avec le gestionnaire de documents de Factorial, vous pouvez collecter toute la documentation de votre entreprise et de vos employés sur une plateforme 100% sécurisée et gratuite. Avec un accès 24 heures sur 24, depuis tout dispositif et sans besoin de télécharger quoi que ce soit. Accédez à Factorial, connectez-vous et vous voilà prêt ! En savoir plus. 

Gestion de documents avec Factorial
Exemple du logiciel de gestion électronique des documents de Factorial

Un dossier pour chaque employé dans lequel se trouve toutes ses informations personnelles.

De cette manière, vous évitez les erreurs et vous vous assurez que seul cet employé ait accès à ses documents personnels. De plus, lorsque l’employé ajoutera un document ou un congé, nous l’actualiserons automatiquement dans son dossier personnel.

Assignez, envoiez et stockez les fiches de paie de chaque employé.

Le gestionnaire de documents d’entreprise de Factorial est capable de lire un document avec toutes les fiches de paie de l’entreprise et de le répartir par employé. De cette manière; Factorial reconnaîtra les données de l’employé et lui assignera sa fiche de paie correctement et automatiquement. Vous pourrez réviser tout le processus et, en un clic, l’envoyer une fois certain que tout soit correct. Le gestionnaire de fiches de paie enverra une notification à l’employé pour qu’il puisse consulter sa fiche de paie et la conserver dans son fichier personnel, au sein de la section fiches de paie.

Documents internes visible ou invisibles.

La meilleure manière de partager des documents avec vos employés. Téléchargez tout type de fichier et choisisez s’il sera public pour tout vos employés ou privé et visibles uniquement par vos administrateurs. Vous pourrez modifier la visibilité autant de fois que vous le souhaitez. Il vous suffira de charger le document et de le rendre visible ou privé.

Gestion document Factorial
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Commencez à utiliser le gestionnaire de documents intelligent de Factorial et économisez de 5 à 6 heures de gestion par semaine. Periode d’essai gratuite !

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