Meilleur Logiciel de Gestion Électronique des Documents pour votre entreprise

La gestion électronique des documents en entreprises n’est pas toujours facile. Gérer la visibilité de chaque document, stocker les informations les plus importantes de l’entreprise de manière sécurisée, et rassembler en une unique plateforme les contrats, la politique d’entreprise, les fiches de paie, etc. est complexe cependant, la dématérialisation des documents peut vous aider !

De nombreuses entreprises font confiance à un logiciel GED pour mener à bien toutes ces tâches, mais la plupart du temps, cela est coûteux et peu efficace. Beaucoup de gestionnaires de documents servent seulement à collecter la documentation et ne parviennent pas à s’intégrer dans l’entreprise. Le simple fait d’utiliser une plateforme différente que celle utilisée pour gérer les absences et communications fera passer la gestion de documents de votre entreprise au second plan.

Gestion documentaire définition

Comment choisir un logiciel de gestion électronique des documents

Signature électronique des documents

Une gestion électronique des documents plus intelligente

Logiciel de gestion électronique des documents ✅

 

Gestion électronique des documents définition 

Aussi appelée GED, la gestion électronique des documents est le process de gestion des documents avec l’intervention d’un moyen électronique, elle inclut des actions telles que la capture, la signature, l’archivage, la diffusion …

La GED permet d’apporter plus d’organisation au sein de votre entreprise grâce à la dématérialisation et à l’archivage numérique des documents de votre entreprise et de vos collaborateurs. Elle rend l’accès à l’information plus simple et grâce à cela,  toute l’entreprise devient plus productive.

On parle aussi de GEIDE ou gestion électronique de l’information et des documents de l’entreprise qui inclut un domaine plus large que la GED en prenant en compte l’aspect de l’information en sa totalité.

Toutes fois, ce terme est à présent remplacé par l’anglo-saxon ECM qui signifie Enterprise Content Management, qui se traduit en gestion du content de l’entreprise. Ce terme souligne que l’information ou le contenu en question n’est pas forcément liée à un document en particulier.

Les avantages de la dématérialisation des documents consistent en :

  • Un meilleur contrôle sur vos documents et toutes les actions relatives à ceux-ci
  • Un gain de temps et d’efficacité : vous pouvez rapidement retrouver le document dont vous avez besoin
  • Le partage documentaire facilitée
  • Plus de sécurité : les données sont chiffrées et l’accès au document peut-être limité
  • Centralisation des documents sur une seule plateforme
  • Réduction des risques et de l’erreur humaine
  • Réduction des coût et la consommation de papier 
  • Plus de traçabilité des documents de votre entreprise

Logiciel gestion electronique documents

Optimisez vos GED grâce à la signature électronique 

La dématerialisation des documents de l’entreprise est un levier efficace pour la facilitation de votre gestion des ressources humaine, cependant, elle devient dupliquée si on y joint l’utilisation d’un outil de signature électronique. 

Factorial vous offre la possibilité d’utiliser la signature numérique lors de la gestion de vos documents. Découvrez la fonction de signature électronique de Factorial.

Comment cet outil peut vous aider ? Imaginez que vous avez 3 nouveaux contrats, deux bulletins de paie et une feuille de temps qui tous doivent être signés par différents.

En utilisant les outils traditionnels vous aurez à envoyer de multiples emails (sans oublier les pièces jointes), ou partager de nombreux documents Drive, par la suite, vos collaborateurs devront imprimer le document le signer manuellement puis le scanner et le renvoyer.

Grâce à la signature électronique comme celle que vous offre Factorial, vous pourrez à la fois partager les documents en question et envoyer automatiquement une demande de signature à tous les collaborateurs concernés par chaque document. Vos collaborateur n’auront par la suite qu’a suivre le lien qui leur est indiqué, ajouter leur signature aux documents et vous serez directement notifié à la fin du process. 

Gestion électronique des documents

 

Comment bien choisir votre logiciel de gestion électronique des documents 

Pour que le logiciel de gestion électronique des documents soit réellement utile pour votre entreprise, il doit répondre à certaines exigences de base:

  • Il doit se synchroniser avec votre logiciel d’absence pour collecter les congés maladie, les permis et autres documentations relatives aux absences de l’équipe.
  • Il doit assurer que les fiches de paie ne soient visibles que par l’employé concerné.
  • Il doit contenir une zone privée pour chaque employé, dans laquelle seront stockés ses contrats, ses congés, ses fiches de paie et documents d’identité.
  • Il doit être disponible depuis n’importe quel dispositif sans devoir télécharger de programmes additionnels, et être compatible avec tout type de fichier.
  • Il doit servir comme outil interne pour partager les documents et communiquer avec toute l’entreprise.
  • Il doit remplir les standard de sécurité et la LOPD

La Gestion Électronique des documents plus intelligente

Chez Factorial, nous travaillons pour simplifier le quotidien de votre département de ressources humaines pour que vous puissiez accorder plus d’attention à vos employés. Après avoir parlé avec de nombreuses entreprises qui utilisent déjà Factorial dans le but de comprendre leurs besoins, nous avons créé un gestionnaire de documents  d’entreprise intelligent qui permet de gagner du temps.

Avec le gestionnaire de documents de Factorial, vous pouvez collecter toute la documentation de votre entreprise et de vos employés sur une plateforme 100% sécurisée et gratuite. Avec un accès 24 heures sur 24, depuis tout dispositif et sans besoin de télécharger quoi que ce soit. Accédez à Factorial, connectez-vous et vous voilà prêt ! En savoir plus. 

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Un dossier pour chaque employé dans lequel se trouve toutes ses informations personnelles.

De cette manière, vous évitez les erreurs et vous vous assurez que seul cet employé ait accès à ses documents personnels. De plus, lorsque l’employé ajoutera un document ou un congé, nous l’actualiserons automatiquement dans son dossier personnel.

gestion électronique des documents

Assignez, envoyez et stockez les fiches de paie de chaque employé.

Le gestionnaire de documents d’entreprise de Factorial est capable de lire un document avec toutes les fiches de paie de l’entreprise et de le répartir par employé. De cette manière; Factorial reconnaîtra les données de l’employé et lui assignera sa fiche de paie correctement et automatiquement. Vous pourrez réviser tout le processus et, en un clic, l’envoyer une fois certain que tout soit correct. Le gestionnaire de fiches de paie enverra une notification à l’employé pour qu’il puisse consulter sa fiche de paie et la conserver dans son fichier personnel, au sein de la section fiches de paie.

Documents internes visible ou invisibles.

La meilleure manière de partager des documents avec vos employés. Téléchargez tout type de fichier et choisissez s’il sera public pour tout vos employés ou privé et visibles uniquement par vos administrateurs. Vous pourrez modifier la visibilité autant de fois que vous le souhaitez. Il vous suffira de charger le document et de le rendre visible ou privé.

Commencez à utiliser le gestionnaire de documents intelligent de Factorial et économisez de 5 à 6 heures de gestion par semaine. Période d’essai gratuite ! 🚀

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