Logiciel de gestion RH : ce que vous devez savoir

Un logiciel de gestion RH est le meilleur allié de tout gestionnaire RH.

Les départements RH évoluent à grande vitesse, non seulement en raison des tendances du secteur au cours des dernières années, mais aussi en raison de l’émergence du concept de «culture d’entreprise», «salaire émotionnel» et d’autres.

En outre, ces derniers jours, nous avons connu un contexte social qui a forcé l’accélération du télétravail en France; la crise provoquée par le Coronavirus, qui rend nécessaire de gérer tous les aspects des ressources humaines à domicile. Cependant, cela peut-être facilité avec un logiciel spécialement conçu pour les ressources humaines !

Un logiciel de ressources humaines peut rendre une entreprise entièrement adaptée à l’avenir (et au présent) : en plus de donner un meilleur suivi des employés et de leur performance, il offre plus de temps pour se concentrer sur les choses qui comptent vraiment, menant à des stratégies qui ajoutent de la valeur à l’entreprise et la réalisation de tâches qui peuvent vraiment faire la différence.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion RH ?

Les ressources humaines doivent effectuer de nombreuses tâches répétitives, telles que la signature de contrats, l’évaluation des candidats pour un nouveau poste, la vérification des feuilles de temps de chaque employé, l’ajustement des calendriers des congés, des licenciements, des plans d’accueil et bien plus encore !

Jusqu’à récemment, un directeur des ressources humaines était noyé sous toutes les formalités administratives auxquelles il devait faire face, mais les nouvelles technologies ont fourni une solution pour automatiser certains processus qui prenaient des heures ; ceci est la fonction d’un logiciel de gestion des ressources humaines.

Les logiciels de gestion des rh «numérisent» et automatisent les tâches les plus lourdes. En plus de faire gagner du temps, ils visent également à éviter les erreurs humaines. C’est un programme qui veut faciliter le travail des responsables RH afin qu’ils puissent faire attention à la gestion des individus, pas seulement à leur masse salariale ou à leur nombre. De plus, il contribue également à faciliter les négociations ainsi que la communication entre le service des ressources humaines et les collaborateurs.

Les avantages de la numérisation de vos services RH avec un logiciel de gestion RH

Si vous travaillez dans le service des ressources humaines de votre entreprise et que vos heures passent à approuver les congés, à gérer la paie, à pourchasser les employés pour remplir leurs feuilles de temps ou signer des documents, vous êtes au bon endroit.

Ne pensez-vous pas que certaines de ces tâches pourraient être automatisées ? Avez-vous l’impression de perdre du temps, que vous ne vous consacrez pas à des tâches qui pourraient changer radicalement la mission des ressources humaines ? voici une liste d’avantages pour vous prouver que la digitalisation des RH est votre meilleur allié :

1. Un logiciel de gestion rh réduit les erreurs

Vous souvenez-vous que nous avons parlé d’erreur humaine ? Au-Delà des petites erreurs dans le suivi du temps par exemple, confondant un 4 avec un 9, nous parlons aussi des erreurs plus importantes comme avoir des congés qui se chevauchent, qui pourraient vraiment impacter la productivité de l’entreprise. Un logiciel permet d’éviter toutes ces erreurs, en toute sérénité.

2. Un logiciel de gestion RH offre plus de sécurité

Protégez toutes les informations sensibles de vos employés sous clé et verrou est la chose la moins sécurisée possible. Les temps ont changé et vous avez maintenant la possibilité d’améliorer votre système. Lorsque les données sont hébergées dans le cloud et cryptées, vous pouvez créer des utilisateurs et fournir des autorisations uniques afin que chaque employé puisse accéder uniquement à leurs documents (et cela vous fera également gagner du temps, car vous n’aurez pas à les rechercher physiquement).

3. Plus de transparence et une meilleure expérience pour les employés

Tant pour le service des ressources humaines que pour les employés ou face à une éventuelle inspection du travail. Ayez le plein contrôle sur toutes les informations qui sont créées. Soyez certain de quand elles ont été créées et où les trouver. S’il s’agit d’un programme intuitif, il améliorera également l’expérience de vos employés, ils pourront facilement accéder à toutes les informations qui sont liées à eux.

4. Des informations toujours à jour

En quelques clics, vous pouvez envoyer des documents et demander à vos employés de les signer, ou d’apporter des modifications aux informations que vous avez entrées sur la plateforme. Étant donné qu’un logiciel pour les ressources humaines réduit l’aspect  administratif, la mise à jour des données prendra beaucoup moins de temps.

5. Disponibilité immédiate de tout les document

Plus besoin de passer une heure à chercher un document que « vous ne savez plus où il a été mis » entre les fichiers drive, vos dossiers sur votre ordinateur ou même physiques. En quelques secondes, vous aurez sous la main le document dont vous avez besoin.

6. Une meilleure organisation de l’entreprise

Avec des informations plus ordonnées, claires et disponibles pour tous, l’organisation de l’entreprise s’améliore, ainsi que la communication interne.

Avec un logiciel de gestion des ressources humaines qui, par exemple, offre un organigramme d’entreprise, tous les employés sauront qui contacter s’ils souhaitent travailler avec une équipe ou poser une question sur un processus spécifique. De plus, avec la possibilité d’attribuer des autorisations aux superviseurs, la chaîne de commandement sera également beaucoup plus définie.

7. Analyse et suivi des processus de gestion RH

Cela a à voir avec la transparence et la possibilité d’accéder à toutes les données nécessaires. Lorsque vous avez les informations à disponible en quelques clics, il est très facile de détecter d’éventuelles erreurs dans le suivi du temps par exemple, d’analyser des données, de faire des rapports et surtout de tirer des conclusions plus significatives.

Ce gain peut se résumer en deux concepts : gain de temps et efficacité. Cela conduit inévitablement à une amélioration de la productivité, à commencer par les services des ressources humaines et se terminant par le reste des collaborateurs en général.

Problèmes résolus par les logiciels gestion ressources humaines

Oui, tous ces bénéfices sont très intéressants et très prometteurs. Mais comment un logiciel pour les ressources humaines affecte-t-il une entreprise, dans la pratique? Ci-dessous, nous abordons tous les problèmes que ce type de solution résout.

Gestion de documents et signature électronique

Avec un logiciel de gestion de documents, vous pourrez stocker tous les documents de votre entreprise dans un seul endroit centralisé et plus sécurisé. Plus sûr car vous pouvez décider ce qui est public, ce qui est privé, ce qui a besoin d’une autorisation d’accès et quels utilisateurs ont un accès unique.

Avec ce type de solutions, vous aurez également de l’aide dans la gestion de la paie et de ses variables. Aussi, vous pourrez utiliser la signature électronique pour numériser toute gestion liée aux contrats ou autres documents où que vous le souhaitiez !

Suivi du temps de travail des employés

Vous devez vous conformer à la loi sur le suivi du temps, avec une méthode valable pour d’éventuelles inspections de travail.

Un logiciel de suivi du temps permettra à vos employés d’enregistrer leurs heures de différentes manières; vous pourrez choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Ce type de solution réduit l’absentéisme et aide à réguler les heures supplémentaires.

Contrôle des absences et calendrier d’équipe

Pouvez-vous imaginer pouvoir facilement voir les absences à venir de vos employés et pouvoir organiser plus efficacement leurs quarts de travail ?

Avec un logiciel qui prend en charge cet aspect, vous pouvez avoir ces informations toujours à jour et disponibles pour consultation. Vous connaîtrez les jours de congés que chaque employé a et ceux qu’il a déjà utilisé … vous pouvez même créer des types d’absences personnalisées selon le logiciel que vous choisissez !

Avec ces données, vous aurez la possibilité de mieux gérer les absences et les conventions de congés que vous souhaitez pour votre entreprise.

Recrutement et sélection de nouveaux talents

Si vous voulez un portail d’emploi attrayant et qui attire l’attention des meilleurs professionnels du secteur, vous avez besoin d’un logiciel ATS. Créez des offres d’emploi, suivez les candidats et oubliez le filtrage manuel des CV.

Une fois cela fait, un logiciel de Ressources Humaines vous permettra également de réaliser un Onboarding automatisé qui améliore la satisfaction de vos collaborateurs et facilite le processus.

Évaluation des performances et de la productivité

En mesurant la productivité de vos employés et les résultats de leurs tâches, vous pouvez ajuster vos stratégies et voir comment vous pouvez les aider.

Choisissez le type d’évaluation des performances qui, selon vous, fonctionnera le mieux et appliquez-le à travers votre logiciel. Créez ensuite des rapports et analysez les données.

Collecte et analyse des données rh et indices rh

Lorsque toutes les informations de votre entreprise sont au même endroit, il est très facile d’extraire des rapports qui vous aident à prendre des décisions basées sur des données à jour et qualitatives.

Si vous devez effectuer des audits à la fin du trimestre ou à la fin de l’année par exemple, avoir toutes les informations collectées vous fera gagner du temps.

Portail RH : la solution self-service RH

Que l’employé ait accès aux informations dont il a besoin vous facilite aussi votre travail; au lieu de vous consulter, il ira directement sur son Dashboard.

Pour lui, ce sera aussi une chose positive : Tout ce que vous avez à faire concernant les ressources humaines de l’entreprise sera beaucoup plus rapide une fois que vos employés sont plus autonomes.

Types de logiciels de gestion RH

Il existe de nombreuses solutions visant à résoudre des problèmes spécifiques que peuvent rencontrer les services des ressources humaines en entreprise.

Par exemple, il existe un logiciel de suivi du temps, qui peut vous fournir différentes options d’enregistrement telles que des méthodes qui utilisent des empreintes digitales ou un code QR, etc.

Ensuite, il y a le logiciel spécifique pour la gestion des documents ou SIRH, conçu pour la paie et la gestion des documents en général. Il existe de nombreuses solutions et vous pouvez choisir l’une ou l’autre, plus spécifique ou qui couvre plusieurs fronts.

Parmi les logiciels qui cherchent à résoudre plus d’un problème et deviennent ainsi « la seule solution nécessaire », il faut distinguer :

• • Logiciels à installer sur un appareil : Ceux-ci nécessitent un téléchargement et une installation car ce sont des programmes qui doivent se trouver sur un ordinateur ou un autre appareil.

Quelles questions devez-vous vous poser lorsque vous recherchez un logiciel de gestion RH ?

Toutes les entreprises n’auront  pas le même type de logiciel de ressources humaines. De plus, aujourd’hui, il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir, et c’est pourquoi vous devez vous poser quelques questions lorsque vous choisissez l’une ou l’autre.

Quels sont les besoins du département pour la gestion RH ? Et de l’entreprise ?

Étudiez ce point avant de commencer à chercher des solutions. Demandez-vous peut-être même si vous avez vraiment besoin d’un logiciel de ressources humaines ou si le moment n’est pas encore venu. Une bonne stratégie consiste, par exemple, et de connaître combien de temps vous consacrez à vos tâches en les chronométrant, en en faisant une liste et en visualisant ce que serait votre quotidien avec un programme spécialisé. Y a-t-il une différence substantielle ?

Trouvez les points les plus conflictuels dans votre département et voyez s’ils pourraient être résolus avec un logiciel de ressources humaines.

Combien d’employés avez-vous ? Quels profils ont-ils ?

La quantité de travail que vous avez en tant que manager des ressources humaines ne sera pas la même avec 5 employés qu’avec 50. De plus, cela déterminera également le type de logiciel qui vous convient le mieux. Par exemple, si vous avez plus d’employés, vous voudrez une solution qui vous permette d’envoyer des documents en masse à vos employés et non un par un. Plusieurs fois, le volume d’employés détermine également le prix du programme, c’est donc un point important.

Vous avez des employés qui ne vont pas au bureau mais qui doivent quand même marquer leurs heures ? Sont-ils des experts en technologie ou ont-ils besoin d’une solution simple et facile à utiliser ? Avez-vous besoin d’un logiciel également disponible sur les appareils mobiles? Pensez à la façon dont vos employés pourront s’adapter au logiciel au quotidien. Ou mieux, pensez à la façon dont le logiciel peut s’adapter à eux et à leurs routines.

Ce que vous devez attendre d’un bon logiciel de gestion RH

Maintenant que vous y voyez plus clair sur ce que vous voulez, vous serez intéressé de savoir quel minimum devrait inclure un logiciel de ressources humaines afin qu’il vous soit utile. Voici nos conseils pour choisir le meilleur logiciel de ressources humaines.

Stockage des données dans le cloud

Vous pouvez vous sentir plus en sécurité avec un support plus « physique », qui ne peut être utilisé que sur des ordinateurs. Cependant, il est mieux de donner un accès facile à la plateforme où que vous soyez, surtout si vous avez généralement des employés qui font du télétravail ou si vos employés ne travaillent pas toujours au bureau.

De plus, la possibilité de stocker toutes les informations dans le cloud est meilleure du point de vue de la sécurité, pas seulement d’accessibilité. Et cela nous amène au point suivant.

Sécurité et confidentialité

Les données personnelles d’un employé sont un sujet délicat; vous le savez plus que quiconque. Le software que vous choisirez devra garantir leur sécurité et respecter les normes les plus strictes.

Mais pas seulement ça, il devrait également vous donner la possibilité d’attribuer des autorisations pour examiner certaines données, afin que chaque employé sache qui a accès à ses informations et qui ne l’a pas, en plus d’avoir un endroit où seul lui peut accéder.

Dashboard intuitif pour les employés

À quoi sert une solution qui ne peut pas être implémentée ? Si le programme que vous choisissez est difficile pour vous et vos employés et que vous passez plus de temps à apprendre à l’utiliser qu’à résoudre des problèmes et à optimiser des processus… est-ce une bonne idée ?

L’objectif de ce logiciel est de vous aider dans vos tâches et également de permettre aux employés d’effectuer le suivi de leur temps ou la signature de documents, par exemple, tout ça plus rapidement. N’oubliez pas cela.

Synchronisation automatique

Si nous parlons d’un logiciel de gestion des absences. Ainsi, les informations seront toujours à jour et il vous sera plus facile de travailler avec. Si tel est le cas, des processus tels que l’intégration de nouveaux employés ou l’envoi de documents peuvent être automatisés, ce qui vous fait économiser de nombreuses heures de travail.

De la même manière, il doit être intégré à tout outil que vous utilisez au quotidien.

Un logiciel des gestion RH adapté à la législation actuelle (avec mises à jour)

En plus de respecter les règles sur la sécurité des données et le RGPD, il devra s’adapter à toute loi avec laquelle vous devrez travailler sur le lieu de travail. Par exemple, la loi du suivi du temps si vous souhaitez utiliser le logiciel pour enregistrer les heures de vos employés.

Tout aussi important est le fait que le logiciel évolue avec les lois : Vous souhaiterez que votre solution soit toujours adaptée aux dernières modifications des différentes réglementations, pour vous assurer que vous faites tout correctement et que vous n’aurez aucun problème avec d’éventuelles inspections de travail.

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