Lors de son parcours professionnel, un salarié peut être amené à se déplacer. Ça peut être pour se rendre à des conférences, aller à des réunions ou à des rendez-vous d’affaires. Ces dépenses engendrées sont appelées frais de déplacement.
En fonction du poste occupé par l’employé, ces frais peuvent être réguliers et atteindre des montants importants.
Découvrez en quoi consiste les frais de déplacement et comment les gérer pour votre entreprise.
Table des matières
Les frais de déplacement c’est quoi ?
Les frais de déplacement concernent toutes les dépenses engendrées par un salarié lors de déplacements effectués dans le cadre professionnel. Ces frais peuvent concerner aussi bien les voyages d’affaires que les trajets domicile-lieu de travail.
Les frais de déplacement doivent être remboursés par l’employeur sous certaines conditions, notamment sous présentation de pièces justificatives.
Ces frais peuvent être l’objet d’un long voyage à l’étranger mais également d’une simple visite dans une ville ou un département voisin. Tant que le salarié se déplace pour réaliser sa mission, il peut réclamer un dédommagement.
D’ailleurs, même les salariés en télétravail, de façon ponctuelle ou régulière, peuvent se faire rembourser les frais de déplacement. Ils peuvent en effet devoir intervenir sur site dans le cadre d’une obligation professionnelle ou de mission.
Les types de frais de déplacement
Lorsque l’on parle de frais de déplacement, on fait donc référence à toutes les dépenses inhérentes au déplacement du salarié dans l’exercice de sa fonction.
Il existe 2 types de frais de déplacement : les frais de transport et les frais liés au déplacement lui-même.
Les frais de transport
Les frais de transport englobent les montants engagés par le salarié pour se déplacer dans le cadre son activité professionnelle dont :
- Les titres de transport ;
- Les Indemnités kilométriques ;
- Les frais de parking ;
- Les frais de location de voiture ;
- Les frais de carburant ;
- Les trajets domicile-travail.
Les frais liés au déplacement
Les frais de déplacement concernent toutes les sommes dépensées par l’employé durant son voyage d’affaires (réalisé dans le cadre de sa mission professionnelle) comme :
- Les frais de taxis ;
- Les frais d’hébergement ;
- Les frais de restaurant ;
- La prime de panier ;
- Les frais divers (téléphone, fournitures diverses, frais postaux, etc.).
Ici aussi, le défraiement ne pourra se faire que sur présentation de justificatifs. Il arrive parfois que certaines entreprises réservent en amont diverses prestations comme les nuits d’hôtel et/ou les taxis.
Comment justifier les frais de déplacement ?
Une note de frais doit être remplie par un salarié lorsqu’il engage des frais professionnels. Cette note sera transmise au service comptabilité, accompagnée de certains justificatifs.
Ce document est indispensable au remboursement des dépenses réalisées. Ce qui peut rendre la tâche fastidieuse, tant pour l’employé concerné que pour le service financier.
Tous les coûts de transport doivent être remboursés par l’entreprise dans le cadre d’un déplacement professionnel d’un salarié.
Ce dernier doit remplir une note de frais sur laquelle sont mentionnés la date, le motif précis du déplacement et le lieu. Le justificatif d’achat de billets doit également être joint à la note.
En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant :
- la date,
- le kilométrage total réalisé,
- le lieu et le motif du déplacement
- ainsi que la puissance fiscale du véhicule.
Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF.
Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont : la date, le lieu et le motif de la mission. Un reçu de restaurant ou de supermarché doit être joint à la note.
Dans le cas où la distance entre le lieu de la mission et le lieu de résidence de l’employé est supérieure à 50 km et qu’il lui est difficile de faire le trajet avec les transports en commun en moins de 1h30, l’entreprise devra aussi prendre en charge les frais d’hébergement.
Le nombre de nuitées, un solde nul et l’ensemble des frais imputés à la chambre doivent être mentionnés dans le justificatif.
Qui doit payer les frais de déplacement ?
Considérés comme une obligation légale, les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur et doivent donc faire l’objet d’un remboursement intégral. Cela concerne tous les salariés de l’entreprise quels que soient leur ancienneté et leur poste.
Cependant, c’est très souvent à l’employé que revient la tâche d’avancer ces frais professionnels. L’entreprise lui remboursera toutes les sommes engagées lors de son voyage sous certaines conditions et sous présentation de justificatifs adéquats.
Dans des cas plus rares et lors de grands déplacements, les sociétés peuvent avancer certains frais. Elles peuvent aussi s’occuper directement des réservations comme les hôtels, les billets d’avion ou encore les taxis.
Pour faciliter le remboursement des déplacements de vos collaborateurs, pensez aussi au titre mobilité.
Comment rembourser les frais de déplacement ?
Comme nous l’avons vu plus haut, l’employeur est ainsi dans l’obligation d’assumer les dépenses de ses salariés lorsqu’il se déplacent dans le cadre de leur mission professionnelle.
Pour effectuer ces défraiements, il peut opter pour le remboursement des frais de déplacement au réel ou le remboursement de déplacement au forfait.
Le remboursement au réel
Avec cette option, l’employeur choisit de rembourser les frais de déplacement réellement engagés par le salarié. Ainsi, il est remboursé de la totalité de ses dépenses à condition qu’elles soient toutes justifiées par des notes de frais.
Ce procédé de remboursement est particulièrement avantageux pour le salarié même si le fait de devoir avancer les frais et d’attendre parfois plusieurs semaines avant de recevoir le remboursement peut être pénalisant.
Le remboursement au forfait
L’employeur alloue une somme au salarié afin de couvrir ses dépenses. Le montant de l’indemnité est fixé par un barème de l’URSSAF.
Dans ce cas également, la note de frais sera nécessaire. Le désavantage de cette méthode est qu’elle peut être pénalisante tant pour l’employeur, si les sommes engagées sont inférieures au barème, que pour l’employé, s’il dépense plus que le forfait qui lui a été alloué.
Comment calculer les frais de déplacement ?
Dans les entreprises, c’est le directeur administratif et financier (DAF) ou le département des ressources humaines qui se chargent du calcul des frais de déplacement professionnel des collaborateurs.
Il faut prendre plusieurs critères en considération pour réaliser ces opérations.
Le lieu de déplacement
Selon le lieu du déplacement, le montant des indemnités remboursées au collaborateur de l’entreprise diffère.
En effet, la distance et la nature du lieu du déplacement entraîne quelques disparités dans les barèmes de l’URSSAF :
- En métropole : Le montant varie entre Paris, certains départements de la petite couronne (92, 93 et 94) et le reste des départements métropolitains ;
- En Outre-mer : Le montant appliqué en Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon est différent de celui pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française ;
- À l’étranger : Le montant est différent en fonction du pays concerné.
Les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques ou frais kilométriques sont une compensation financière versée par l’entreprise aux salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles.
Pour les calculer, on utilise le barème kilométrique de l’URSSAF afin de déterminer le montant des frais de route en fonction de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins à 7 CV et plus) et du nombre de kilomètres parcourus.
Prenons par exemple un employé équipé d’une voiture de 5 chevaux qui doit réaliser une distance de 500 km.
Selon le barème de 2022, le taux à appliquer pour une distance inférieure à 5000 km est de 0,603 pour ce type de véhicule. On aura donc : 500 x 0,603 = 301,50. L’indemnité sera donc de 301,50 euros.
À NOTER : Le montant de l’indemnité kilométrique est majoré de 20 % en cas d’utilisation d’un véhicule électrique.
Les frais de transport
Pour calculer les frais de déplacement, il faut commencer par regrouper les coûts de transport ainsi que les frais d’hébergement et de repas.
Une bonne gestion des règles de note de frais est alors primordiale. Pour ça, ayez un modèle de note de frais toujours prêt.
Ces frais (hors trajet domicile-travail) regroupent :
- Les billets de transport (avion, train, bateau, bus…),
- la location de véhicule,
- les frais de taxis,
- le péage
- ou encore les tarifs de parking.
Comme précisé précédemment, le salarié devra absolument fournir des justificatifs datés et lisibles avec le montant dépensé et le motif du paiement.
Les frais de repas et d’hébergement
Si le défraiement des frais de déplacement n’est pas fait au réel, l’employeur doit alors le faire au forfait selon les barèmes de l’URSSAF.
Les « petits déplacements » donnent droit à une « prime de panier » d’un montant forfaitaire de 6,40 euros au maximum.
Pour les « grands déplacements », ces trajets de 50 kilomètres ou plus du domicile du salarié ou supérieurs à 1h30 de route, les frais de repas sont de :
- 9,50 euros (hors restaurant) ;
- 19,40 euros (restaurant, les 3 premiers mois) ;
- 16,50 euros (restaurant, du 3e au 24e mois) ;
- 13,60 euros (restaurant, du 24e au 72e mois).
Ces » grands déplacements » génèrent souvent d’autres frais comme ceux liés au logement et au petit déjeuner. Il existe aussi des des indemnités forfaitaires :
- Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis et Val-de-Marne : 69,50 euros les 3 premiers mois, 59,10 euros du 3e au 24e mois et 48,70 euros du 24e au 72e mois ;
- Autres départements (hors DOM-TOM) : 51,60 euros les 3 premiers mois, 43,90 euros du 3e au 24e mois et 36,10 euros du 24e au 72e mois.
Comment déclarer les frais de déplacement ?
Certains frais de déplacement de votre personnel ou de votre entreprise sont déductibles du résultat fiscal de votre entreprise.
Pour être comptabilisés, ces frais de déplacement doivent notamment servir l’intérêt direct de l’exploitation de l’entreprise. Ils doivent être en accord avec l’objet social de l’entreprise et s’appuyer sur des pièces justificatives.
Les frais de déplacement sont déduits pour leur montant réel.
Bien gérer les frais des employés
Pour gérer les frais professionnels tels que ceux de déplacement, il faut donc de la rigueur et un suivi précis. Si vos salariés sont nombreux à réaliser des déplacements professionnels, il est facile de se perdre dans le suivi des notes de frais et autres factures.
Un logiciel de note de frais comme celui de Factorial est le meilleur moyen de garder la trace de toutes les dépenses de vos salariés.
Qui plus est, il faudra définir clairement votre politique en matière de remboursement de frais de déplacement et choisir la solution la plus adaptée.
Mettez en place des process clairs et informez régulièrement vos collaborateurs sur les règles à respecter et les probables changements de stratégie.
Aussi, essayez de limiter au mieux vos délais de remboursement en fixant un délai raisonnable facile à tenir. Cela évitera la frustration de vos salariés et leur permettra de récupérer les sommes avancées au plus vite.
FAQ sur les frais de déplacement
Comment fonctionne la prime de déplacement ?
Elle n’est pas obligatoire. D’ailleurs, la prime de déplacement professionnelle est un complément aux indemnités de déplacement.
Elle couvre seulement les grands déplacements, soit lorsque plus de 50 km ou plus d’1h30 de transport en commun séparent le salarié de son domicile.
L’employeur peut alors choisir de verser une prime de déplacement professionnelle dans le cadre de la convention collective.
Ceci dit, en principe, pour un trajet domicile-travail en transport public, un employeur peut participer de moitié à vos frais.
Est-ce que la prime de transport est obligatoire ?
Selon le Code du Travail, la prime de transport est obligatoire seulement s’il s’agit de déplacements en transport en commun.
Bien sûr, en tant qu’employeur, vous pouvez décider de les prendre en charge lorsque vous avez des salariés devant débourser des frais de carburant ou les coûts de recharge d’une voiture électrique.
