Planning des congés du personnel avec Excel (2020)

Le planning des congés avec Excel est une pratique commune dans beaucoup d’entreprise. 

Avec le retour du beau temps, on a facilement l’esprit qui se perd à penser aux vacances, mais avec ça arrive aussi le casse-tête du planning des congés du personnel, entre les allers et retours avec les employés afin de noter leurs jours de congé, s’assurer que les congés ne se chevauchent pas et garder à jour le nombre de jours de congé disponibles pour chaque employé, on peut se retrouver vite dépassé !

Retrouvez dans cet article un tableau excel suivi congés 2020 à télécharger gratuitement !

Nous allons aussi vous guider étape par étape afin de créer votre propre fichier Excel de gestion des congés.

Enfin, nous vous proposerons une alternative au planning des congés du personnel Excel qui est plus simple et plus efficace afin d’optimisez vos RH ! 

Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?

Le planning du personnel est un aspect important de la gestion des ressources humaines. Il sert à organiser et suivre les heures de travail, ainsi que les absences et congés de vos collaborateurs.

Le planning du personnel est un outil de gestion dont l’objectif principal est de vous offrir un récapitulatif de la disponibilité de tous vos collaborateurs. Cela va vous permettre de mieux organiser les absences de vos employés ou pour éviter que les congés se “chevauchent”. Ainsi, vous pourrez maintenir la continuité des différents services de votre entreprise et leur niveau de productivité.

Par ailleurs, le planning du personnel vous permet aussi de garder un œil sur les temps de travail effectués par vos collaborateurs. Vous pouvez vous en servir pour veiller au respect de la loi concernant les temps de travail

planning des congés du personnel excel

Comment créer un planning du personnel ?

Établir un planning du personnel n’est pas chose facile. En effet, vous devrez y consacrer beaucoup de temps puisque de nombreux paramètres doivent être pris en compte.

Vous pouvez faire un planning du personnel en utilisant Excel ou à travers un logiciel de gestion des congés et absences. La seconde option vous donnera plus de visibilité et plus de flexibilité que la première.

Toutefois, si vous souhaitez utiliser le format Excel, nous vous expliquons plus bas comment faire un planning du personnel à travers Excel.

Comment gérer les demandes de congés de vos employés si vous utilisez Excel ? 

L’utilisation de modèles Excel comme outils de gestion des congés reste l’un des moyens les plus utilisés dans de nombreuses entreprises pour traiter les vacances, les congés parentaux ou autres types de demandes de congés. Avec un niveau élevé à moyen de compétences Excel, il est possible de créer un modèle utile qui peut vous aider à compter le nombre de jours pendant lesquels chaque employé sera absent du bureau, mais ce n’est pas l’outil le plus efficace.

Le planning des congés Excel est une approche que de nombreuses entreprises prennent sans pour autant vraiment évaluer leurs besoins réels en termes de gestion des congés et d’absences

Pour que le planning des congés du personnel Excel soit effectif et offre plus de solutions que de complications, vous devez probablement aussi joindre d’autres outils, car, admettons-le : le tableau Excel de suivi des congés ne va pas se remplir ni s’actualiser tout seul !

Entre l’envoi du tableau Excel de suivi des congés à chaque employé ou son partage à travers un Drive, son actualisation, la vérification des potentiels chevauchements de congés ou d’absences … On fait face déjà à de nombreux freins …

Si vous utilisez déjà Excel pour gérer les demandes annuelles de congés, vous devrez le compléter avec des e-mails pour communiquer manuellement avec les employés. L’une des tâches les plus longues pour le responsable des ressources humaines est de communiquer avec chaque employé et de noter ses demandes dans un fichier Excel, de vérifier qu’il n’y a pas d’autres personnes déjà en congé pendant les mêmes jours, puis de calculer le total restant de jours que cet employé peut prendre.

Donc, selon la taille de votre entreprise, vous aurez besoin de beaucoup de patience et de consulter quelques tutoriels pour améliorer vos compétences Excel.

Logiciel gestion congés et absences

Comment un logiciel RH peut rendre votre gestion des congés et absences plus simple et efficace ?

À mesure que les ressources humaines se développent, le planning des congés devient plus compliqué et les négociations avec chaque employé peuvent ralentir tout le travail des gestionnaires RH. 

En plus du fichier Excel, il existe d’autres systèmes de gestion des absences qui peuvent vous aider à simplifier et automatiser ce processus, comme le logiciel de gestion des congés et absences de Factorial.

Gestion congés factorial

Nous savons que la décision d’utiliser notre logiciel en ligne pour la gestion des vacances et des absences des employés vous évitera beaucoup de maux de tête. Factorial est meilleur que l’utilisation d’Excel car il vous permet de : 

  • Donner la possibilité à vos employés de voir facilement le nombre de jours de congé qui leurs restent et de faire leur demande de congé en un seul clic. 
  • Centraliser toutes les demandes de congés au même endroit et les avoir mises à jour automatiquement par notre logiciel.
  • Accepter ou refuser les demandes de congés en un seul clic. Le reste se fait automatiquement.
  • Vérifier facilement le nombre de jours de congé restants pour chaque employé.

Factorial s’adapte à vos conventions de congés ainsi que le type de congés et d’absences que vous voulez mettre en place pour votre personnel. Vos employés et vous auront accès à un calendrier d’équipe qui permet de voir en un coup d’oeil qui sera absent du bureau et quand ainsi que les potentiels congés qui se chevauchent, tout cela automatiquement mis à jour par notre logiciel sans que vous ayez à perdre du temps à le faire manuellement. 

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Comment créer un modèle Excel de planning des congés et absences ?

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Si vous souhaitez toujours créer votre propre modèle Excel, nous vous expliquerons comment procéder étape par étape. 

Tout d’abord, vous devrez installer le programme Microsoft Excel, ou son dérivé, sur votre ordinateur. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un programme payant et à moins que votre entreprise ne vous fournisse la licence correspondante, vous ne pouvez l’utiliser que pour une durée limitée. Une autre option serait d’utiliser l’outil de feuilles de calcul Google.

  1. Créez un nouveau fichier Excel et nommez-le de manière à ce qu’il soit facile à retenir. Quelque chose comme les demandes de congé [NomCompagnie] 2020 serait suffisant.
  2. Commencez par immobiliser 4 colonnes sur le côté gauche de l’écran.
  3. Après cela, fusionnez les cellules de la première ligne. Ici, nous écrirons l’année en cours (2020).
  4. Au deuxième rang, effectuez des divisions de 28/29, 30 et 31 jours pour chaque mois. Janvier, février, mars… enfin jusqu’en décembre.
  5. Sur la troisième ligne, vous pouvez créer une formule qui compte le nombre précédent + 1 afin que le nombre apparaisse automatiquement.

Si vous avez correctement suivi les étapes, vous devriez avoir quelque chose comme ceci :

Excel gestion congés

Revenons maintenant à la partie gauche de l’écran à la section que nous avons immobilisée au début et ajoutez toutes les informations qui apparaissent dans cette autre capture d’écran. Équipe, nom de l’employé, nombre total de jours disponibles et jours restants. Et voilà ! 

modèle excel gestion congés

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